Checklist voor een ploegenachtervolging organiseren

Een ploegenachtervolging vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en een startlijst. Je moet het wedstrijdformat, de baanreservering, officials, medische ondersteuning en timing op elkaar afstemmen. Daarnaast lopen materiaalcontrole, vrijwilligersindeling en publieksbegeleiding door elkaar heen. Gebruik deze checklist om eerst de vaste onderdelen te regelen en pas daarna de wedstrijddag praktisch in te vullen. Zo voorkom je dat startnummers, accu’s of een definitieve startlijst pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Datum en baan reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Officials en jury vastleggen
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startlijst opstellen
2 personen
Startlijst publiceren
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Wedstrijdschema drukken
Boodschappen bestellen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Timingapparatuur testen
2 personen
Accu's opladen
Terrein inspecteren
2 personen
Baan schoonmaken
4 personen
Publieksruimte afzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Start- en finishmarkering plaatsen
3 personen
Pionnen en hekken plaatsen
4 personen
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
Materiaalpost inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Officials briefen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Baan en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Proefstarts uitvoeren
3 personen
Wedstrijdheats begeleiden
5 personen
Tijden registreren
2 personen
Rondes omroepen
Veiligheid langs de baan bewaken
4 personen
Deelnemers naar start begeleiden
2 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Einduitslagen publiceren
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Baan vrijmaken
4 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
Inschrijvingsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Afzethekkenaantal 24
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 40
Pionnenaantal 30
Baanmarkeringstapeaantal 6
Trainingshesjesaantal 20
Reservefietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 12

Apparatuur

Elektronische tijdwaarneming
Stopwatchesaantal 4
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Mobiele fotocameraaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Landenvlaggenaantal 12
Startbord
Finishbord
Podiumblokkenaantal 3
Medaillelintenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per ploeg het aantal renners, de startvolgorde, eventuele kwalificatierondes en de manier waarop tijden worden verwerkt; die keuzes bepalen de startlijst en het wedstrijdschema.
Reserveer de baan en controleer vergunningen, verzekering en medische ondersteuning ruim vóór de wedstrijddag. Plan daarna een terreininspectie en maak publieksruimte en wedstrijdzone duidelijk met afzethekken en baanmarkeringstape.
Test elektronische tijdwaarneming, stopwatches, laptop, tablets en printer samen als één systeem. Laad accu’s en oplaadstations volledig op en leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat officials arriveren.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per taak en tijdsblok. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst, startnummers, baanbegeleiding, portofooncommunicatie, publieksruimte en catering; één algemene lijst met namen is daarvoor te weinig.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal vóór de eerste ploeg op de baan gaat. Leg reservefietspompen, bandenlichters, fietsgereedschapssets, reservebinnenbanden en fietsstandaards op één herkenbare plek en wijs één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een ploegenachtervolging organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, baan, wedstrijdformat, verzekering en vergunningen. Leg officials, medische ondersteuning en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag vast.
Wanneer moet de startlijst van een ploegenachtervolging klaar zijn?: Verwerk aanmeldingen en controleer deelnemersgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf. Publiceer daarna de startlijst en druk het wedstrijdschema pas definitief, zodat wijzigingen niet op de wedstrijddag hoeven te worden verwerkt.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb ik nodig voor een ploegenachtervolging?: Reken op minimaal 1 hoofdofficial, 2 tot 4 jury- of baanofficials en 1 vrijwilliger per praktische post. Voor ontvangst, materiaal, publieksruimte, communicatie en catering kom je bij een klein evenement al snel op 8 tot 12 vrijwilligers.
Wanneer moet ik de timingapparatuur testen?: Test elektronische tijdwaarneming, stopwatches, laptop en printer uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals bij de opbouw. Laad accu’s de avond ervoor op en controleer ter plekke of verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.