Organiser une poursuite par équipes sans rien oublier

Une poursuite par équipes demande de coordonner le parcours, les équipes, les officiels et le chronométrage dans un ordre précis. Commence par fixer le format et la date, puis sécurise les autorisations, l’assurance et le soutien médical avant d’ouvrir les inscriptions. À l’approche de la course, vérifie les données des participants, répartis les bénévoles et teste tout le matériel de chronométrage. Cette checklist rassemble les 68 tâches et 57 équipements nécessaires pour suivre la préparation jusqu’au jour de l’épreuve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver la date et le parcours
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Constituer les officiels et le jury
2 personnes
Réserver un soutien médical
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Publier la liste de départ
Vérifier les données des participants
2 personnes
Imprimer le programme de course
Commander les courses
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
Recharger les batteries
Inspecter le site
2 personnes
Nettoyer la piste
4 personnes
Balisage de l’espace public
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le marquage de départ et d’arrivée
3 personnes
Mettre en place les cônes et les barrières
4 personnes
Préparer les numéros de course
2 personnes
Aménager le poste de matériel
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Briefer les officiels
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer la piste et les consignes de sécurité
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Effectuer les départs d’essai
3 personnes
Encadrer les manches de compétition
5 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Annoncer les tours
Surveiller la sécurité le long du parcours
4 personnes
Accompagner les participants au départ
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Publier les résultats finaux
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Dégager le parcours
4 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Archiver les données d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Barrières de sécuritéqté 24
Portantsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 40
Cônesqté 30
Ruban de marquage de pisteqté 6
Chasubles d’entraînementqté 20
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à vélosqté 12

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètresqté 4
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Caméra photo mobileqté 2
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux des paysqté 12
Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Blocs de podiumqté 3
Rubans de médailleqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format de la compétition et réserve le parcours au moins 8 à 12 semaines avant la course. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, l’assurance et les contraintes de circulation.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant le départ. Utilise ce délai pour recueillir les besoins alimentaires, vérifier les données des participants et publier une liste de départ fiable.
Prévois un responsable pour chaque zone : départ, parcours, arrivée, ravitaillement et accueil. Une réunion de 30 minutes avec les bénévoles la veille évite les postes non couverts.
Teste le chronométrage électronique au moins 24 heures avant l’épreuve, puis recharge les batteries et prépare les chronomètres de secours. Vérifie aussi l’ordinateur, les tablettes, l’imprimante et les câbles avant l’ouverture du site.
Inspecte et nettoie la piste le matin même, puis installe le balisage, les cônes et les barrières de sécurité avant l’arrivée des équipes. Garde les talkies-walkies, le mégaphone et les piles de rechange au point de coordination.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une poursuite par équipes ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce temps couvre la réservation du parcours, les autorisations, l’assurance, le recrutement des bénévoles, les inscriptions et les essais de chronométrage.
Quand faut-il publier la liste de départ ?: Publie-la 5 à 7 jours avant la course, après avoir vérifié les noms, les équipes et les besoins particuliers. Prépare ensuite une version imprimée pour l’accueil et les officiels.
Combien de bénévoles faut-il pour une poursuite par équipes ?: Compte au minimum 1 bénévole par zone opérationnelle, avec des renforts pour le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Pour un parcours avec plusieurs points de contrôle, établis la répartition définitive 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand tester le matériel de chronométrage ?: Fais un premier test complet la veille, puis un contrôle rapide 60 à 90 minutes avant le départ. Prévois des chronomètres, des piles et une solution de secours si le système électronique tombe en panne.

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