Checklist para organizar una persecución por equipos
Una persecución por equipos necesita más que una pista y una lista de participantes. Antes del día de la competición tendrás que cerrar el formato, reservar la pista, revisar permisos y seguro, y preparar reglamento, inscripciones y horarios. El cronometraje, la asistencia médica y los voluntarios deben estar asignados antes de publicar la lista de salida. Esta checklist reúne las 68 tareas y 57 artículos del plan, en el orden en que conviene resolverlos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar la fecha y la pista
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar oficiales y jurado
2 personas
Reservar asistencia médica
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de salida
2 personas
Publicar la lista de salida
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Imprimir el calendario de la competición
Pedir la compra
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
Cargar baterías
Inspeccionar el recinto
2 personas
Limpiar la pista
4 personas
Delimitar la zona del público
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Colocar la marca de salida y meta
3 personas
Colocar conos y vallas
4 personas
Preparar los números de competición
2 personas
Montar el puesto de material
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Informar a los oficiales
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Explicar la pista y las normas de seguridad
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Realizar salidas de prueba
3 personas
Guiar las mangas de la competición
5 personas
Registrar horarios
2 personas
Anunciar las rondas
Vigilar la seguridad a lo largo del recorrido
4 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
2 personas
Comprobar las bicicletas y el material
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Publicar los resultados finales
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Despejar el recorrido
4 personas
Recoger el material de competición
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Enviar resultados y fotos
Archivar los datos de inscripción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 8
- Vallas de separacióncant. 24
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Dorsalescant. 80
- Portadorsalescant. 40
- Conoscant. 30
- Cinta de marcaje para pistacant. 6
- Chalecos de entrenamientocant. 20
- Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
- Desmontadores de neumáticoscant. 8
- Kits de herramientas para bicicletascant. 3
- Cámaras de aire de repuestocant. 12
- Soportes para bicicletascant. 12
Equipo
- Cronometraje electrónico
- Cronómetroscant. 4
- Portátilcant. 2
- Tabletscant. 3
- Impresora
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Megáfonocant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
- Cámara fotográfica móvilcant. 2
- Baterías de repuestocant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banderas de paísescant. 12
- Pancarta de salida
- Cartel de meta
- Bloques de podiocant. 3
- Cintas de medallacant. 12
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Papeleracant. 8
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formato y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Así puedes explicar con claridad las reglas, los horarios y los criterios de clasificación, y evitar cambios cuando ya haya participantes apuntados.
- Reserva la pista y comprueba permisos y seguro con varias semanas de margen. También confirma qué zonas estarán disponibles para el público y dónde colocarás vallas, soportes para bicicletas y mesas.
- No dejes el cronometraje para el mismo día. Prueba el sistema electrónico, los cronómetros, el portátil y las tablets con antelación; carga las baterías y prepara una alternativa manual por si falla el equipo.
- Publica la lista de salida solo después de comprobar los datos de cada participante. Imprime además el calendario de la competición y entrega dorsales y portadorsales antes de que comiencen las primeras salidas.
- Planifica la operación de pista y la atención al público por separado. Asigna voluntarios y oficiales, reserva asistencia médica, delimita la zona del público y deja preparados repuestos como cámaras, bombas y kits de herramientas para bicicletas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una persecución por equipos?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la pista, comprobar permisos y seguro, abrir inscripciones, reclutar voluntarios y resolver cambios en la lista de salida.
- ¿Cuándo hay que publicar la lista de salida?
- Publícala cuando hayas comprobado todos los datos de los participantes y cerrado las inscripciones, idealmente entre 3 y 7 días antes. Imprime también una copia para la zona de competición.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una persecución por equipos?
- El número depende del tamaño de la pista y del público, pero asigna como mínimo una persona a cada función crítica: control de salidas y llegadas, cronometraje, atención al público y apoyo en pista. Confirma las asignaciones al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de cronometraje?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al llegar al recinto. Comprueba conexiones, baterías, cables, portátil, tablets y cronómetros, y deja preparada una opción manual.
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