Pleinconcert organiseren: checklist en planning
Een pleinconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je stemt programma, vergunningen, geluid, stroom, publieksrouting en een weersscenario op elkaar af. Begin enkele maanden vooraf met de datum, locatie en artiesten; werk in de laatste week vooral de techniek, leveringen en vrijwilligersindeling af. Met deze checklist houd je overzicht over 83 taken en 56 spullen, van microfoons en kabelmatten tot klapstoelen en herbruikbare drinkglazen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Repertoire en speeltijden afstemmen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Locatie en plein reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Geluidsafspraken vastleggen
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Weerscenario bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters ophangen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld vervoeren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Podiumindeling voorbereiden
2 personen
Technische planning maken
2 personen
Publieksrouting bepalen
2 personen
Nooduitgangen vrijhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Contactlijst uitdelen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Leveringstijden bevestigen
2 personen
Event
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Podiumdelen opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Kabels veilig afwerken
3 personen
Licht installeren
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Bar inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen aanvullen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Programma aankondigen
Publiek verwelkomen
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Barvoorraad controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Pauzemuziek afspelen
Geluidsniveau controleren
2 personen
Verlichting bijstellen
2 personen
Eindprogramma aankondigen
Laatste bestellingen verwerken
2 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Barvoorraad inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Sleutels en toegangspassen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barbalieaantal 2
- Statafelsaantal 8
- Podiumdelenaantal 12
- Artiestentafelaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Geluidsset
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Luidsprekersaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- Microfoonkabelsaantal 12
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verdeelstekkersaantal 10
- Kabelmattenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
- Muziekstandaardsaantal 12
- Laptopstandaard
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Snoerverlichtingaantal 4
- Werklampenaantal 4
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Podiumdoekenaantal 4
- Programmabordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Krijtbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vraag per artiest naar microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, instrumentkabels en aansluitingen; zo kun je de geluidsset en het mengpaneel tijdig controleren.
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf een publieks- en noodrouting. Houd nooduitgangen vrij, bepaal waar barbalie, statafels en klapstoelen komen en leg kabels uitsluitend onder kabelmatten.
- Plan stroom niet op de ochtend zelf. Controleer vooraf hoeveel groepen beschikbaar zijn voor geluidsset, verlichting en bar, en leg stroomhaspels, verdeelstekkers en reservebatterijen apart klaar.
- Bevestig leveringen en reserveringen 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer dan ook podiumdelen, LED-spots, lichtstatieven, werklampen en de artiestentafel, zodat ontbrekende spullen nog vervangen kunnen worden.
- Verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers minstens 1 week vooraf in. Wijs aparte mensen aan voor ontvangst van artiesten, publieksbegeleiding, bar, techniek en het afsluiten; regel ook wie bij regen het weersscenario uitvoert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een pleinconcert organiseren?
- Leg datum, plein, programma en artiesten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer vergunningen en geluidsafspraken direct daarna; reserveer techniek en podium uiterlijk 6 tot 8 weken voor de concertdag.
- Welke vergunning heb ik nodig voor een pleinconcert?
- Dat hangt af van de gemeente, het plein, bezoekersaantal, versterkt geluid en schenking of verkoop van drank. Controleer minimaal 8 tot 12 weken vooraf welke melding of vergunning nodig is en welke geluids- en veiligheidsvoorwaarden gelden.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een pleinconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel extra water en alcoholvrije opties mee en koel dranken uiterlijk de dag ervoor als vervoer en opslag dat toelaten.
- Wanneer maak ik de technische planning voor een pleinconcert?
- Maak een eerste technische planning 3 tot 4 weken vooraf, zodra repertoire en speeltijden zijn afgestemd. Werk haar in de laatste week bij met podiumindeling, stroompunten, kabelroutes, soundcheck en de definitieve technische wensen van de artiesten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!