Checklist pour organiser un concert sur la place

Un concert sur une place demande plus qu’une scène et quelques artistes. Il faut verrouiller la date, les autorisations, les horaires de passage et les besoins techniques avant d’annoncer l’événement. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier repérage au rangement final. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : alimentation électrique, scénario météo, circulation du public, bénévoles et livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Coordonner le répertoire et les horaires de passage
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le lieu et la place
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Fixer les consignes sonores
2 personnes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Définir le scénario météo
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Transporter les boissons au frais
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Préparer l’agencement de la scène
2 personnes
Élaborer le planning technique
2 personnes
Définir le parcours du public
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Distribuer la liste de contacts
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Confirmer les délais de livraison
2 personnes

Événement

Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les éléments de scène
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Sécuriser les câbles
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le panneau d'information
2 personnes
Aménager le bar
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Ravitailler les sanitaires
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Annoncer le programme
Accueillir le public
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier le stock du bar
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Diffuser la musique de pause
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Annoncer le programme final
Traiter les dernières commandes
2 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Préparer le stock du bar
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter les clés et les badges d’accès

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Bar de serviceqté 2
Tables hautesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Table des artistesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 10
Piles de rechangeqté 24
Pieds de microqté 12
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Tentures de scèneqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et les contraintes sonores : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les démarches, les horaires autorisés et les conditions imposées sur la place.
Demandez à chaque artiste sa fiche technique au plus tard 3 semaines avant le concert. Regroupez ensuite les horaires de passage, les fichiers musicaux et les besoins en microphones, retours, boîtiers DI et câbles.
Faites un plan de la place avec la scène, le bar, les tables, les sorties de secours et le parcours du public. Gardez les accès d’évacuation dégagés et prévoyez des passe-câbles sur chaque zone traversée.
Ne gardez pas la météo comme une décision de dernière minute : définissez un scénario pluie, vent ou forte chaleur au moins 7 jours avant, puis confirmez-le avec les artistes, les bénévoles et les prestataires.
Pour les boissons, le matériel et les livraisons, fixez une heure de réception précise et désignez une personne responsable. Transportez les boissons au frais dès leur arrivée et vérifiez les multiprises, enrouleurs, piles et lampes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert sur une place ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la place, vérifier les autorisations, confirmer les artistes, préparer la technique et organiser la promotion.
Quand faut-il demander les autorisations pour un concert sur la place ?: Lancez les demandes dès que la date et le lieu sont envisagés, au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Les délais varient selon la commune et peuvent concerner l’occupation de l’espace public, le bruit, l’électricité ou la sécurité.
Quand préparer le planning technique d’un concert ?: Préparez une première version 3 semaines avant, après avoir recueilli les fiches techniques des artistes. Faites une vérification finale 3 à 5 jours avant, avec les horaires d’installation, les balances, les changements de plateau et les pauses.
Que prévoir en cas de pluie pour un concert en plein air ?: Définissez le scénario météo au moins 7 jours avant et fixez une heure limite de décision, par exemple 24 à 48 heures avant l’ouverture. Précisez alors si le concert est maintenu, déplacé, retardé ou annulé, et informez immédiatement les artistes, bénévoles et invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.