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Platzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Platzkonzert wirkt unkompliziert, braucht aber mehrere Absprachen gleichzeitig: Künstler, Spielzeiten, Platz, Genehmigungen und Technik müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum und Programm und kläre spätestens einige Wochen vorher Strom, Wetterszenario und Publikumsführung. Kurz vor dem Termin stehen Lieferungen, Einkauf, gekühlte Getränke und der Bühnenaufbau im Mittelpunkt. Diese Checkliste hilft dir, die 83 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Lücken bei Ton, Kabeln und Helfern zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Repertoire und Spielzeiten abstimmen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Location und Platz reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Soundabsprachen festlegen

    2 Personen

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Wetterszenario festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster aufhängen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt transportieren

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Bühnenaufbau vorbereiten

    2 Personen

  • Technische Planung erstellen

    2 Personen

  • Publikumsführung festlegen

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kontaktliste verteilen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Lieferzeiten bestätigen

    2 Personen

Event

  • Tische und Stühle bereitstellen

    6 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    6 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    4 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    4 Personen

  • Kabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Licht installieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infotafel aufstellen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toilettenartikel auffüllen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Barvorrat kontrollieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Pausenmusik abspielen

  • Lautstärke kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung anpassen

    2 Personen

  • Abschlussprogramm ankündigen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    2 Personen

  • Publikum sicher hinausleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Barvorrat einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Schlüssel und Zutrittskarten zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • Bar-ThekeAnz. 2
  • StehtischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 12
  • Künstler­tischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Soundanlage
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • MikrofonkabelAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • SteckdosenleistenAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24
  • NotenständerAnz. 12
  • Laptopständer

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • LichterkettenAnz. 4
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 4
  • ProgrammschilderAnz. 3
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Künstler, Repertoire und Spielzeiten frühzeitig schriftlich. Plane zusätzlich Zeit für Soundcheck, Bühnenaufbau und Umbauten ein, damit die erste Spielminute nicht vom Aufbau abhängt.
  • Prüfe Genehmigungen, Platzreservierung und Notausgänge nicht erst in der Veranstaltungswoche. Kläre außerdem, wer für Publikumsführung, Einlassbereich und freie Rettungswege zuständig ist.
  • Erstelle eine technische Übersicht mit Soundanlage, Mischpult, Mikrofonen, Lautsprechern, DI-Boxen und Kabeln. Rechne Ersatzbatterien und zusätzliche Kabelwege ein; Kabelmatten und Kabeltrommeln sollten vor dem Aufbau bereitliegen.
  • Lege einen konkreten Wetterplan fest und teile ihn den Künstlern sowie den Helfern mit. Entscheide vorher, wann Bühnenelemente, LED-Spots, Lichterketten und Arbeitslampen geschützt oder abgebaut werden.
  • Plane Getränke und Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl und dem Ablauf. Kühlt den Transport der Getränke rechtzeitig, bestätigt Lieferungen und Reservierungen und teilt Freiwillige für Aufbau, Ausgabe, Betreuung und Abbau ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Platzkonzert organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Platzreservierung. Genehmigungen, Technik und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Was muss ich für die Technik eines Platzkonzerts einplanen?
Neben Soundanlage, Mischpult, Mikrofonen und Lautsprechern brauchst du passende Mikrofon- und Instrumentenkabel, DI-Boxen, Stromverteilung und Kabelmatten. Lege die technische Planung mindestens 1 Woche vorher fest und führe den Soundcheck am Veranstaltungstag vor dem Einlass durch.
Wie viele Helfer braucht ein Platzkonzert?
Für ein kleines Platzkonzert solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer gleichzeitig einteilen: zwei für Aufbau und Technik, eine Person für Getränke sowie ein bis drei für Publikumsführung und Betreuung. Für Abbau und Rückgabe der Ausstattung brauchst du zusätzlich einen festen Zeitplan.
Was mache ich bei schlechtem Wetter beim Platzkonzert?
Lege spätestens 1 Woche vorher fest, ob das Konzert verschoben, verkürzt oder an einen geschützten Ort verlegt wird. Informiere Künstler, Helfer und Publikum über den Ablauf und sichere Strom, Lautsprecher, Bühnenelemente und Beleuchtung vor Regen.

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