Checklist voor een platenkerstmarkt organiseren
Een platenkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen marktkramen en kerstdecoratie. Je regelt eerst de locatie, vergunningen en verkopers, en werkt daarna toe naar plattegrond, catering, betalingen en techniek. Vooral stroom, contant wisselgeld, prijskaartjes en de ontvangst van leveringen worden gemakkelijk te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de organisatie per fase af te werken en op de dag zelf zonder zoekwerk te kunnen opbouwen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Leveranciers reserveren
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Platenverkopers indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Programma publiceren
Betalingswijze bepalen
2 personen
Contant geld wisselen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar kramen verwijzen
2 personen
Platenkramen inrichten
8 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Muziekprogramma bedienen
Laatste aankondiging doen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Verkopers laten uitladen
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Tafelgewichtenaantal 24
- Kraamdoekenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Muziekspeler
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 6
- Pinapparatenaantal 2
- Kassaladesaantal 2
- Stroomhaspelsaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 4
- Tafellopersaantal 18
- Naamkaartjesaantal 30
- Prijskaartjesaantal 300
- Krijtbordenaantal 12
- Bewegwijzerbordenaantal 10
- Statafelhoezenaantal 6
- Kerststalfiguren
- Kerstverlichting buitenaantal 6
- Plakbandrollenaantal 8
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwrollenaantal 4
- Stiftenaantal 12
- Printpapieraantal 500
- Pennenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
- Afvalcontainersaantal 4
- Recyclingbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Thermoboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Schenkglazenaantal 12
- Opslagkrattenaantal 20
- Koffiefiltersaantal 200
- Warmhoudplatenaantal 2
Tips
- Leg de plattegrond uiterlijk één week vooraf vast. Geef elke platenverkoper een tafel of kraamnummer en houd ruimte vrij voor looproutes, catering, garderobe en eventuele partytenten.
- Controleer de stroomvoorziening vóór je speakers, muziekspeler, koffiezetapparaten en verlichting reserveert. Tel het aantal aansluitpunten en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten apart klaar.
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de markt door aan de cateraar. Zo voorkom je last-minute aanpassingen aan hapjes en drank.
- Bereid prijskaartjes, naamkaartjes en bewegwijzering minstens 2 dagen vooraf voor. Neem extra pennen, scharen en blanco kaartjes mee voor wijzigingen op de ochtend zelf.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, leveringen ontvangen, kramen en tafels plaatsen, stoelen neerzetten en pas daarna decoratie, catering en muziek aansluiten. Reken voor een middelgrote markt minimaal 2 uur opbouwtijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een platenkerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Nodig platenverkopers daarna uit en leg catering, vrijwilligers en techniek uiterlijk 3 weken voor de markt vast.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een platenkerstmarkt op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw, gerekend vanaf het openen van de locatie. Bij veel marktkramen, leveringen of een ingewikkelde geluids- en lichtopstelling is 3 uur veiliger.
- Wat moet ik regelen voor betalingen op een platenkerstmarkt?
- Bepaal vooraf of verkopers contant, per overschrijving of via een betaalapp afrekenen. Regel contant wisselgeld uiterlijk de dag ervoor en wijs op de dag zelf minstens één persoon aan voor betalingen en vragen.
- Wanneer moet ik catering voor een platenkerstmarkt bestellen?
- Bestel de catering bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf en bevestig het aantal personen 5 tot 7 dagen voor de markt. Verzamel dieetwensen vóór die definitieve bevestiging, zodat de bestelling compleet is.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!