Checklist pour organiser un Marché de Noël des disques
Un Marché de Noël des disques demande une préparation précise : exposants, stands, restauration, paiements et ambiance doivent être coordonnés. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions et le plan d’installation. Les dernières heures servent surtout à réceptionner les livraisons, monter les tables et vérifier le son, l’éclairage et les câbles. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre pour arriver au jour du marché avec un espace prêt à ouvrir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Réserver les fournisseurs
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les vendeurs de vinyles
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Planifier les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
Concevoir la signalétique
Publier le programme
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Changer l'argent liquide
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Orienter les vendeurs vers les stands
2 personnes
Aménager les stands de disques
8 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler l’entrée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Gérer le programme musical
Faire la dernière annonce
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Laisser les vendeurs décharger
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 40
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
- Portantsqté 2
- Poids de tableqté 24
- Draps de standqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Ciseauxqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Microphone
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 6
- Terminaux de paiementqté 2
- Tiroirs-caissesqté 2
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 60
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 4
- Chemins de tableqté 18
- Badges nominatifsqté 30
- Étiquettes de prixqté 300
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Panneaux de signalisationqté 10
- Housses de tables hautesqté 6
- Figurines de la crèche
- Guirlandes lumineuses extérieuresqté 6
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 200
- Rouleaux de cordeqté 4
- Marqueursqté 12
- Papier d’impressionqté 500
- Stylosqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 4
- Balayette et pelleqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
- Brosses de toilettesqté 3
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Bacs de recyclageqté 4
Catering
- Courses
- Thermoboxesqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Verres de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 20
- Filtres à caféqté 200
- Plaques chauffantesqté 2
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, les horaires d’accès et la capacité d’accueil des vendeurs et visiteurs.
- Clôturez les inscriptions 3 à 4 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de répartir les vendeurs de vinyles, de préparer les badges nominatifs et d’adapter le plan des stands.
- Ne commandez pas la restauration au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant, puis confirmez les quantités au traiteur. Prévoyez aussi les tasses, verres, assiettes et couverts avant la livraison.
- Testez le paiement et la monnaie au moins 3 jours avant. Déterminez qui encaisse, changez l’argent liquide et préparez une solution claire pour les vendeurs qui utilisent leur propre mode de paiement.
- Gardez le dernier créneau avant l’ouverture pour le montage et les contrôles. Vérifiez les rallonges, multiprises, passe-câbles, haut-parleurs, lecteur audio, microphone et guirlandes lumineuses avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Marché de Noël des disques ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les fournisseurs, d’ouvrir les inscriptions, puis de finaliser le plan des stands et la signalétique.
- Quand fermer les inscriptions des vendeurs de vinyles ?
- Fermez-les environ 3 à 4 semaines avant le marché. Il restera assez de temps pour répartir les vendeurs, recueillir leurs besoins et préparer les badges ainsi que les étiquettes de prix.
- Combien de temps prévoir pour installer les stands ?
- Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture pour réceptionner les livraisons, installer les tables, les chaises et les stands de marché. Ajoutez 30 minutes pour tester le son, l’éclairage et les branchements.
- Quand commander la restauration pour un marché de disques ?
- Recueillez les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant, puis confirmez la commande quelques jours avant l’événement. Contrôlez le jour précédent que les machines à café, bouilloires, thermos et accessoires de service sont disponibles.
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