Zo organiseer je een platenbeurs

Begin met de datum en locatie, en leg daarna vast hoeveel standhouders en bezoekers je verwacht. Nodig standhouders vroeg uit, registreer hun gegevens en maak pas daarna de standindeling. Regel eten, drinken, betalingen en informatie voor standhouders ruim vóór de opbouwdag. Op de dag zelf draait alles om een vrije laad- en loszone, duidelijke standnummers, veilige stroomaansluitingen en een kassa die direct werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
4
Online evenement aanmaken
5
Standhouders registreren
2 personen
6
Standindeling maken
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Eten en drinken bestellen
10
Betalingen voorbereiden
11
Standhoudersinformatie versturen
12
Bewegwijzering ontwerpen
13
Bewegwijzering printen
14
Standhouderslijst printen
15
Contant wisselgeld opnemen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Kratten en bakken labelen
2 personen
19
Platenhoezen klaarleggen
2 personen
20
Kassa voorbereiden
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
2 personen
26
Standnummers ophangen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Verlichting controleren
2 personen
29
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
2 personen
33
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
34
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
37
Toegang en tickets controleren
3 personen
38
Bezoekers welkom heten
2 personen
39
Informatiepunt bemannen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes serveren
2 personen
43
Servies verzamelen
44
Tafels en looppaden controleren
2 personen
45
Afvalbakken legen
46
Muziekprogramma afspelen
47
Laatste verkoopronde aankondigen
48
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
49
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

50
Kassa afsluiten
2 personen
51
Onverkochte voorraad verzamelen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Muziekinstallatie afkoppelen
2 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Locatie schoonmaken
3 personen
58
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
59
Materialen inladen
3 personen
60
Locatie afsluiten
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 30
Inschrijftafel
Koffietafelaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Krattenaantal 40
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Pinapparaat
Geluidsinstallatie
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Standnummersaantal 24
Tafelkledenaantal 24
Platenbeursbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Prijslijstenaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 16
Serveerschalenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Houd ruimte vrij voor een inschrijftafel, looproutes en tafels waarop platenhoezen niet tegen elkaar aan worden gedrukt.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk een week vooraf. Vermeld aankomsttijd, laad- en losplek, standnummer, tafelmaat, beschikbare stroom en wanneer de verkoopruimte opengaat.
Test het pinapparaat, de laptop en alle verlengkabels vóór de opbouw. Leg ook contant wisselgeld klaar; een kassa die pas bij de eerste bezoeker wordt getest, zorgt snel voor een rij.
Print de standhouderslijst, prijslijsten en bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Maak pijlborden en standnummers vooraf en neem reserve-exemplaren mee voor beschadigde of verkeerd geplaatste borden.
Zet kratten en bakken vóór het laden op naam of standnummer. Zo blijven platenhoezen, materialen en losse spullen bij de juiste stand en hoef je tijdens de opbouw minder opnieuw uit te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Verstuur bezoekersinformatie en praktische standhoudersinformatie uiterlijk 1 week vóór de beurs.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een platenbeurs?: Reken per standhouder met het aantal tafels dat in de standindeling is afgesproken en tel minimaal 10 procent reserve voor inschrijving, koffie en vervanging. Controleer dit vóór je de locatie definitief indeelt.
Wat moet ik op de dag van een platenbeurs als eerste doen?: Open de locatie eerst voor de veiligheidscontrole en maak de laad- en loszone vrij. Zet daarna tafels, stoelen, standnummers en stroom klaar voordat standhouders hun kratten binnenbrengen.
Wanneer regel ik eten en drinken voor een platenbeurs?: Bestel eten, koffie, water en ander drinken uiterlijk 1 week vooraf op basis van het verwachte aantal bezoekers en standhouders. Controleer dieetwensen vóór de bestelling en zet koffievoorzieningen vóór opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.