Eine Schallplattenbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Schallplattenbörse entscheidet die Vorbereitung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Bestätige zuerst Termin und Ort, gewinne Standbetreiber und lege danach die Standaufteilung fest. Besucherinformationen, Zahlungen, Beschilderung und Verpflegung müssen rechtzeitig vorbereitet werden. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Ladebereich, nummerierte Tische, eine besetzte Anmeldung und eine funktionierende Kasse. Plane außerdem Zeit für Sicherheitskontrolle und Aufbau ein, bevor die ersten Händler eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 3
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
- 4
Online-Event erstellen
- 5
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 6
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Essen und Getränke bestellen
- 10
Zahlungen vorbereiten
- 11
Informationen für Aussteller senden
- 12
Beschilderung entwerfen
- 13
Beschilderung drucken
- 14
Liste der Standbetreiber drucken
- 15
Bargeld zum Wechseln abheben
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 18
Kisten und Behälter beschriften
2 Personen
- 19
Plattencover bereitlegen
2 Personen
- 20
Kasse vorbereiten
2 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 23
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
2 Personen
- 26
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 27
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 32
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 33
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 34
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Event
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Aussteller zum Stand begleiten
3 Personen
- 37
Zugang und Tickets kontrollieren
3 Personen
- 38
Besucher begrüßen
2 Personen
- 39
Infostand besetzen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Snacks servieren
2 Personen
- 43
Geschirr sammeln
- 44
Tische und Laufwege kontrollieren
2 Personen
- 45
Mülleimer leeren
- 46
Musikprogramm abspielen
- 47
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
- 48
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 49
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 50
Kasse abschließen
2 Personen
- 51
Unverkaufte Ware sammeln
3 Personen
- 52
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 53
Musikanlage abkoppeln
2 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 55
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
2 Personen
- 57
Location reinigen
3 Personen
- 58
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 59
Materialien einladen
3 Personen
- 60
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 30
- Anmeldetisch
- KaffeetafelAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- KistenAnz. 40
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- Kartenterminal
- Beschallungsanlage
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Dekoration
- StandnummernAnz. 24
- TischdeckenAnz. 24
- Plattenbörsen-BannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- PreislisteAnz. 30
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- KühlelementeAnz. 16
- ServierschalenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Nummerierte Standplätze und eine gedruckte Liste verhindern, dass Händler beim Aufbau nach ihrem Tisch suchen müssen.
- Schicke den Standbetreibern die wichtigsten Informationen spätestens einige Tage vorher: Ankunftszeit, Lade- und Entladezone, Standnummer sowie Hinweise zu Zahlungen und Aufbau.
- Bereite die Kasse am Vortag vor und hebe ausreichend Wechselgeld ab. Ein Kartenterminal allein reicht nicht, wenn die Verbindung ausfällt oder Besucher bar bezahlen möchten.
- Plane für den Aufbau einen festen Zeitblock vor dem Einlass ein. Zuerst werden Ladezone und Tische eingerichtet, danach Beschilderung, Beleuchtung, Anmeldung und Verpflegung kontrolliert.
- Beschrifte Kisten und Aufbewahrungsboxen vor dem Transport. Plattencover, Standnummern, Wegweiser, Preisliste und Infotafeln verschwinden sonst leicht zwischen Kabeln, Geschirr und Dekomaterial.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Schallplattenbörse planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Einladung der Standbetreiber. Die Besucherwerbung und die endgültige Standaufteilung können danach Schritt für Schritt folgen.
- Wie viele Tische braucht man für eine Schallplattenbörse?
- Das hängt von den bestätigten Standbetreibern und der vereinbarten Tischgröße ab. Plane erst nach Ende der Anmeldefrist und ergänze zusätzlich Platz für Anmeldung, Kasse, Kaffee und freie Wege.
- Was muss am Tag der Schallplattenbörse zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location, räume die Lade- und Entladezone frei und führe die Sicherheitskontrolle durch. Danach stellst du Tische und Stühle auf, bringst Standnummern und Wegweiser an und bereitest Anmeldung sowie Kasse vor.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Schallplattenbörse?
- Für einen Aufbau mit Tischen, Stühlen, Beschilderung, Anmeldung und Verpflegung solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass einplanen. Bei vielen Standbetreibern oder einer großen Location ist ein früherer Zugang sinnvoll.
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