Cómo organizar una feria de discos sin perder el control
Una feria de discos funciona cuando expositores, visitantes y mercancía siguen un recorrido claro. Empieza cerrando fecha y ubicación, y después confirma quién vende, cuántos puestos necesitas y cómo se registrarán las personas. La comida, los pagos y la señalización suelen quedarse para el final, aunque necesitan varios días de preparación. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde las primeras invitaciones hasta la apertura del local.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Invitar a los expositores
2 personas
- 3
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
- 4
Crear evento en línea
- 5
Registrar a los expositores
2 personas
- 6
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir comida y bebida
- 10
Preparar los pagos
- 11
Enviar información a los expositores
- 12
Diseñar la señalización
- 13
Imprimir señalización
- 14
Imprimir lista de expositores
- 15
Retirar cambio en efectivo
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Reunir los materiales
2 personas
- 18
Etiquetar cajas y contenedores
2 personas
- 19
Preparar las fundas de vinilo
2 personas
- 20
Preparar la caja registradora
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
- 23
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
2 personas
- 26
Colgar los números de stand
2 personas
- 27
Colgar señalización
2 personas
- 28
Comprobar la iluminación
2 personas
- 29
Conectar el equipo de música
2 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Preparar los aperitivos
2 personas
- 33
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 34
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los expositores
3 personas
- 36
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
- 37
Comprobar accesos y entradas
3 personas
- 38
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 39
Atender el punto de información
2 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Servir aperitivos
2 personas
- 43
Recoger la vajilla
- 44
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
- 46
Poner en marcha el programa musical
- 47
Anunciar la última ronda de ventas
- 48
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 49
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Seguimiento
- 50
Cerrar la caja
2 personas
- 51
Recoger el stock no vendido
3 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 53
Desconectar el equipo de música
2 personas
- 54
Lavar la vajilla
2 personas
- 55
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 56
Recoger la basura
2 personas
- 57
Limpiar el lugar
3 personas
- 58
Retirar la señalización
2 personas
- 59
Cargar los materiales
3 personas
- 60
Cerrar el recinto
2 personas
- 61
Devolver el material prestado
2 personas
- 62
Recoger las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 30
- Mesa de inscripción
- Mesa de cafécant. 2
- Percheroscant. 2
- Cajonescant. 40
- Cajas de almacenajecant. 12
Equipo
- Máquina de sellado
- Equipo de sonido
- Portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas recargablescant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharillas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Números de standcant. 24
- Mantelescant. 24
- Banners para la feria de discoscant. 4
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Listas de precioscant. 30
Cocina
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Acumuladores de fríocant. 16
- Bandejas de servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Guantes de gomacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha y la ubicación antes de invitar a los expositores. Deja al menos 4 semanas para registrar puestos, preparar el plano y comunicar horarios de carga y descarga.
- Cierra el plano cuando tengas una cifra real de expositores. Numera cada puesto y envía esa información junto con las instrucciones de montaje al menos 7 días antes.
- No esperes al día anterior para preparar la caja registradora. Retira el cambio en efectivo, define los medios de pago y separa el dinero operativo del resto de la recaudación con 1 día de antelación.
- Prepara la señalización en dos momentos: diseña e imprime los carteles antes del montaje y coloca los direccionales al abrir la ubicación. Incluye entrada, inscripción, baños, café y salida.
- Etiqueta las cajas y contenedores por zona antes de llevarlos al local. Reserva un área de carga y descarga y comprueba cables, regletas, sonido, lámparas y neveras durante el control de seguridad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, invitar a expositores, gestionar inscripciones y pedir comida y bebida sin trabajar con prisas.
- ¿Cuándo hay que cerrar el plano de puestos?
- Ciérralo entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas el número de expositores. Después asigna números de puesto y envía el plano junto con las instrucciones de llegada.
- ¿Cuánto cambio en efectivo necesito para una feria de discos?
- Prepara cambio para cubrir al menos las primeras 3 horas de ventas, separado por denominaciones pequeñas. La cantidad exacta depende del precio de las entradas y de si los expositores cobran directamente, así que defínelo antes de retirar el efectivo.
- ¿Cuánto dura el montaje de una feria de discos?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, puestos, señalización y zona de café. Abre el local con tiempo adicional para despejar la carga y descarga y completar el control de seguridad antes de recibir visitantes.
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