Platenbeurs organiseren: een checklist met planning

Een platenbeurs vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke afspraken met verkopers. Leg datum, locatie en tafelverdeling eerst vast; daarna kun je inschrijvingen, promotie en catering plannen. Controleer ruim vooraf stroompunten, betaalmogelijkheden en geluidsapparatuur, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk, van de eerste verkopersbenadering tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Beursplattegrond maken
2 personen
Verkooptafels indelen
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
Verkopers benaderen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopers bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Kassa-instructies maken
Programma publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
Naambadges voorbereiden
Stroompunten controleren
2 personen
Promotiemateriaal klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Verkopersvakken markeren
3 personen
Ingang en uitgang markeren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Achtergrondmuziek testen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Contant geld tellen
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar tafels wijzen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree innen
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Platen luisteren begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Contant geld veiligstellen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkopers uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en koffiepunt schoonmaken
3 personen
Vloer schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Posters verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Verkooptafelsaantal 40
Stoelenaantal 60
Klaptafel voor entree
Klaptafel voor baraantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Kassa
Betaalterminalaantal 2
Geluidsinstallatie
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draaitafelsaantal 2
Platenspelersaantal 2
Koptelefoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Labelprinter
Handmicrofoon
Portofoonsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Suikerpottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6

Decoratie

Platenbeursbannersaantal 3
Postersaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 40
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Ballonnenaantal 100
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Bureaulampenaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de locatie definitief is. Reserveer naast de verkooptafels ook ruimte voor de entree, bar, looproutes, geluidsinstallatie en eventuele kledingrekken.
Open het inschrijfformulier minimaal 6 weken vooraf en noteer per verkoper het aantal gewenste tafels. Bevestig de indeling uiterlijk 10 dagen voor de beurs, zodat wijzigingen nog haalbaar zijn.
Test betaalterminal, kassa, draaitafels, platenspelers, speakers en microfoon minstens 3 dagen vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen per zone klaar en controleer of ieder stroompunt bereikbaar blijft.
Plan promotie in twee rondes: eerste aankondigingen ongeveer 6 weken vooraf en een herinnering in de laatste 7 dagen. Zet het programma, de openingstijden en betaalwijze steeds op dezelfde informatie.
Maak voor de beursdag een kort draaiboek met tijden voor opbouw, soundcheck, ontvangst van verkopers en opening. Print het draaiboek, bereid naambadges voor en deel portofoons of andere communicatie vooraf uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een platenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor locatie en plattegrond, verkopersinschrijvingen, promotie, catering en het testen van techniek.
Wanneer moet ik verkopers voor een platenbeurs bevestigen?: Bevestig verkopers uiterlijk 10 dagen voor de beurs. Stuur dan ook tafelnummer, aankomsttijd, voorwaarden, betaalinformatie en praktische instructies mee.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een platenbeurs?: Tel per verkoper het afgesproken aantal verkooptafels op en reserveer daarnaast minimaal 2 extra tafels voor entree en bar. Houd voor looproutes en opbouw genoeg vrije ruimte rond elke tafelindeling.
Wanneer moet ik de techniek voor een platenbeurs controleren?: Controleer alle apparatuur minstens 3 dagen vooraf en doe op de beursdag nog een korte soundcheck vóór de opening. Leg kabels, stekkerdozen en aansluitingen per zone klaar, zodat je storingen snel kunt oplossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.