Checklist pour organiser un salon du disque

Un salon du disque demande surtout une organisation précise des vendeurs, des tables et des flux de visiteurs. Cette checklist suit les étapes utiles, de la confirmation de la date et du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre aussi les inscriptions, la promotion, la caisse, le catering, la sonorisation et la répartition des bénévoles. Utilise-la pour ne pas attendre la dernière semaine avant de régler les détails qui bloquent souvent l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Créer le plan du salon
2 personnes
Répartir les tables de vente
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
Contacter les vendeurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Rédiger les consignes de caisse
Publier le programme
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Préparer le matériel promotionnel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements des vendeurs
3 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la musique d’ambiance
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le stock du bar
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Compter l’argent liquide
2 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
4 personnes
Diriger les vendeurs vers les tables
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Animer l’écoute de disques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des snacks
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le point café
3 personnes
Nettoyer le sol
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de venteqté 40
Chaisesqté 60
Table pliante pour l’entrée
Table pliante pour le barqté 2
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Platinesqté 2
Platines vinylesqté 2
Casques audioqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Imprimante d'étiquettes
Microphone à main
Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Louchesqté 6
Sucriersqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6

Décoration

Bannières du salon du disqueqté 3
Affichesqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 40
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Ballonsqté 100
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes de bureauqté 6
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date, le lieu et le plan du salon avant de contacter les vendeurs : le nombre de tables disponibles détermine directement les inscriptions que tu peux accepter.
Fixe une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le salon. Tu auras ainsi le temps de confirmer les vendeurs, de répartir les tables et de recueillir les besoins alimentaires.
Prépare les règles de paiement avant le jour J : précise qui tient la caisse, quels moyens sont acceptés et comment les bénévoles utilisent le terminal de paiement.
Teste la sonorisation, les platines, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Un essai de 30 minutes sur place permet de repérer un câble manquant ou un point d’alimentation mal placé.
Refroidis les boissons la veille et imprime le déroulé, les badges et les indications de circulation avant l’installation. Le matin même doit servir à ouvrir le lieu et monter les espaces, pas à finaliser les documents.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du disque ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, définir le plan, contacter les vendeurs et lancer les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il confirmer les vendeurs ?: Confirme les vendeurs 2 à 3 semaines avant le salon, après la clôture des inscriptions. Envoie ensuite le plan des tables, les conditions de vente et les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour la caisse d’un salon du disque ?: Prévois une caisse, un terminal de paiement et des consignes écrites pour les bénévoles. Fais un test des paiements au moins 24 heures avant l’ouverture et désigne une personne responsable pendant toute la durée du salon.
Quand installer les tables et la sonorisation ?: Prévois l’installation le jour même avec au moins 2 heures d’avance, ou la veille si le lieu le permet. Monte d’abord les tables de vente et les zones de circulation, puis vérifie les branchements et le son avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.