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Schallplattenbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Schallplattenbörse müssen Aussteller, Verkaufstische, Anmeldung und Technik gleichzeitig funktionieren. Kläre zuerst Datum und Ort, teile danach die Tische ein und öffne rechtzeitig das Anmeldeformular. In den letzten Tagen vor der Börse zählen vor allem bestätigte Aussteller, Zahlungsabläufe, Stromanschlüsse und ein gedruckter Ablaufplan. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Verkaufstische einteilen

    2 Personen

  • Verkäuferbedingungen ausarbeiten

  • Anbieter kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Werbung schalten

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Kassenanweisungen erstellen

  • Programm veröffentlichen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Werbematerial bereitstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Verkaufsbereiche markieren

    3 Personen

  • Ein- und Ausgang markieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Hintergrundmusik testen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Barvorrat bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Bargeld zählen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    4 Personen

  • Verkäufer zu den Tischen führen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eintritt kassieren

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Schallplattenhören begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Bargeld sichern

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Kaffeestation reinigen

    3 Personen

  • Boden reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Poster entfernen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • VerkaufstischeAnz. 40
  • StühleAnz. 60
  • Klapptisch für den Eingang
  • Klapptisch für die BarAnz. 2
  • BarhockerAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • Kasse
  • KartenterminalAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • PlattenspielerAnz. 2
  • PlattenspielerAnz. 2
  • KopfhörerAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • Handmikrofon
  • FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TassenAnz. 40
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ZuckerdosenAnz. 3

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 24
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ZangenAnz. 6

Dekoration

  • Plattenbörsen-BannerAnz. 3
  • PosterAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • BallonsAnz. 100
  • WäscheklammernAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 10
  • SchreibtischlampenAnz. 6
  • NachtlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Tischaufteilung spätestens zwei Wochen vor dem Termin fest. Plane neben den Verkaufstischen auch Platz für Eingang, Kasse, Bar, Laufwege und Absperrpfosten ein.
  • Schließe die Ausstelleranmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Bestätige jeden Anbieter schriftlich und erfasse Ernährungswünsche, Reservierungen sowie die benötigte Tisch- oder Stromausstattung.
  • Teste Kasse, Kartenterminal und Zahlungsanweisungen mindestens drei Tage vorher. Ein zweites Zahlungsmittel und klare Zuständigkeiten verhindern lange Schlangen am Eingang.
  • Prüfe die Technik am Vortag: zwei Plattenspieler, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel müssen am vorgesehenen Platz funktionieren. Markiere Stromanschlüsse, damit beim Aufbau niemand Kabel quer durch die Laufwege legt.
  • Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und drucke Ablaufplan, Namensschilder und Kassenanweisungen vor dem Aufbau aus. So bleiben am Veranstaltungstag nur noch Location öffnen, Tische stellen und die Aussteller einweisen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schallplattenbörse organisieren?
Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeplan und der Kontaktaufnahme zu Anbietern. Öffne die Anmeldung anschließend mindestens sechs Wochen vor dem Termin, damit du Aussteller bestätigen und die Tischverteilung planen kannst.
Wie viele Verkaufstische braucht eine Schallplattenbörse?
Die Zahl richtet sich nach den bestätigten Ausstellern und der vereinbarten Tischgröße. Plane pro Anbieter die zugesagte Tischfläche plus mindestens 1 Meter freien Laufweg vor den Tischen ein und halte etwa 10 Prozent Reserve für Änderungen bereit.
Wann sollte das Catering für eine Schallplattenbörse bestellt werden?
Bestelle Catering und Getränke ungefähr sieben bis zehn Tage vorher, sobald die Ausstellerzahl weitgehend feststeht. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und prüfe die Lieferzeit sowie den Platz für Bar, Thermoskannen und Geschirr am Vortag.
Was muss man bei der Technik einer Schallplattenbörse prüfen?
Kontrolliere spätestens am Vortag alle Stromanschlüsse, zwei Plattenspieler, Lautsprecher, Mischpult, Handmikrofon und Verlängerungskabel. Führe vor dem Einlass einen vollständigen Soundcheck durch und lege Ersatzkabel sowie Funkgeräte für das Team bereit.

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