Pianoworkshop organiseren: complete checklist

Een pianoworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een piano regelen. Je moet tegelijk de inschrijvingen, betalingen, muziekmaterialen, catering en technische opstelling bewaken. Begin met de locatie, piano’s en docent en werk daarna toe naar deelnemerscommunicatie en materiaal. Op de dag zelf draait alles om een goed ingerichte ruimte: stoelen, werktafels, pianokrukjes, hoofdtelefoons en aansluitingen moeten klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Piano's reserveren
Docent bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Bevestiging versturen
Muziekmateriaal verzamelen
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes maken
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen sorteren
Piano's controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Piano's opstellen
3 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Werktafels klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Workshop introduceren
Eerste workshopronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede workshopronde begeleiden
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Derde workshopronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Piano's uitschakelen
2 personen
Piano's afkoppelen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Werktafelsaantal 8
Registratietafel
Pianokrukjesaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Akoestische piano
Digitale piano'saantal 4
Hoofdtelefoonsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 30
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Metronomenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 36
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de piano’s zodra de locatie vaststaat. Controleer uiterlijk een week vooraf of het aantal akoestische en digitale piano’s, pianokrukjes, hoofdtelefoons en muziekstandaards overeenkomt met je deelnemersaantal.
Sluit inschrijvingen niet pas op de dag zelf. Verwerk de aanmeldingen enkele dagen vooraf, controleer betalingen en dieetwensen en stuur daarna één bevestiging met starttijd, route en praktische informatie.
Druk werkbladen en ander muziekmateriaal minimaal twee dagen vooraf af. Sorteer de sets per deelnemer of tafel, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te zoeken en ontbrekende pagina’s direct opvallen.
Plan voor de opbouw minstens 90 minuten vóór de start. Gebruik die tijd voor ventileren, piano’s controleren, apparatuur aansluiten, kabels vastzetten en de stoelen en werktafels op hun definitieve plaats te zetten.
Regel de catering op basis van het werkelijke aantal deelnemers plus een kleine marge. Zet koffie, water, kopjes, glazen en servies klaar vóór de workshop begint en houd rekening met dieetwensen die je bij de aanmelding hebt verzameld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een pianoworkshop op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd. Bij meerdere piano’s, hoofdtelefoons en verlengsnoeren is 2 uur veiliger, omdat testen en kabels wegwerken meer tijd kosten dan alleen stoelen neerzetten.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een pianoworkshop definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 3 dagen vóór de workshop definitief. Controleer dan ook betalingen, dieetwensen en contactgegevens en verstuur direct de bevestiging aan alle deelnemers.
Hoeveel piano’s heb ik nodig voor een pianoworkshop?: Gebruik als uitgangspunt één piano per deelnemer wanneer iedereen zelfstandig moet oefenen. Als deelnemers in duo’s werken, kun je met één piano per 2 personen plannen; stem dit vooraf af met de docent en het programma.
Wanneer moet ik werkbladen en catering regelen voor een pianoworkshop?: Verzamel en druk de werkbladen uiterlijk 2 dagen vooraf af en sorteer ze daarna. Bestel de catering zodra de inschrijvingen sluiten, bij voorkeur minimaal 3 werkdagen vóór de workshop, zodat dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.