Checklist para organizar un taller de piano sin olvidos
Un taller de piano necesita más que reservar una sala y contar con suficientes instrumentos. Hay que coordinar al docente, las inscripciones, el programa, el material musical y la comida en un orden lógico. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para preparar el aula, revisar los pianos y recibir a los participantes. Úsala desde las primeras reservas hasta el montaje del mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reservar pianos
Confirmar al docente
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Comprobar los pagos
Enviar la confirmación
Reunir el material musical
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Ordenar las hojas de trabajo
Revisar los pianos
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar los pianos
3 personas
Conectar el equipo
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Disponer las mesas de trabajo
2 personas
Montar la mesa de registro
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir café y té
2 personas
Presentar el taller
Coordinar la primera ronda de talleres
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Guiar la segunda ronda del taller
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar la tercera ronda de talleres
2 personas
Rellenar las bebidas
Gestionar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar los pianos
2 personas
Desconectar los pianos
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesas de trabajocant. 8
- Mesa de registro
- Taburetes de pianocant. 6
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Piano acústico
- Pianos digitalescant. 4
- Auricularescant. 4
- Atrilescant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 30
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Metrónomoscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 36
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y los pianos con varias semanas de antelación, especialmente si necesitas combinar un piano acústico con pianos digitales, auriculares y taburetes.
- Abre el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones y recoge desde el principio las preferencias dietéticas. Así puedes cerrar el catering con datos reales, no con estimaciones.
- Prepara el programa y el material musical al menos 7 días antes: reúne las partituras, imprime las hojas de trabajo y ordénalas para que cada participante reciba lo necesario.
- Haz una prueba técnica el día anterior. Revisa los pianos, los cables alargadores, las regletas, el equipo y los metrónomos; fija los cables con bridas para evitar tropiezos.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para ventilar, abrir la ubicación, montar los pianos, colocar las sillas y preparar las mesas de trabajo y la mesa de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar un taller de piano?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, los pianos y el docente. Deja la última semana para confirmar pagos, cerrar el catering e imprimir el material.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones al taller de piano?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, junto con el formulario de inscripción. Fija una fecha límite de respuesta de unos 10 días antes del taller para actualizar participantes y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar un taller de piano?
- Calcula entre 60 y 90 minutos de montaje. Ese margen permite ventilar la sala, colocar sillas y mesas, montar los pianos, conectar el equipo y preparar el registro.
- ¿Qué material musical hay que preparar para un taller de piano?
- Prepara las partituras o ejercicios del programa, las hojas de trabajo, atriles y metrónomos. Imprime las hojas al menos 7 días antes y lleva algunas copias adicionales para cubrir errores o inscripciones de última hora.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!