Checklist pour organiser un atelier de piano

Un atelier de piano demande plus qu’une réservation de salle et quelques instruments. Il faut coordonner les pianos, l’intervenant, les inscriptions, le programme et le matériel de travail avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre logique : cadrer l’atelier, confirmer les participants, préparer l’équipement, puis installer la salle. Prévoyez aussi un temps dédié aux besoins alimentaires et aux paiements, souvent traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver les pianos
Confirmer l'intervenant
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les paiements
Envoyer la confirmation
Rassembler le matériel de musique
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les feuilles de travail
Vérifier les pianos
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les pianos
3 personnes
Brancher l'équipement
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les tables de travail
2 personnes
Installer la table d'inscription
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l'atelier
Accompagner le premier tour d’ateliers
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer le deuxième atelier
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer le troisième tour d’atelier
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Assurer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre les pianos
2 personnes
Débrancher les pianos
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 36
Tables de travailqté 8
Table d'inscription
Tabourets de pianoqté 6
Tables de buffetqté 3

Équipement

Piano acoustique
Pianos numériquesqté 4
Casques audioqté 4
Pieds de microqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 30
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Métronomesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 36
Nappesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et les pianos avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre d’instruments disponibles détermine directement le format et la capacité de l’atelier.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les paiements, les besoins alimentaires et la liste définitive des participants.
Demandez à l’intervenant le programme et les feuilles de travail au plus tard 5 jours avant. Imprimez ensuite quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les changements de dernière minute.
Testez chaque piano, casque, rallonge et multiprise avant l’arrivée du groupe. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour repérer un câble manquant ou une prise mal placée.
Le jour même, ouvrez la salle au moins 60 minutes à l’avance : aérez, installez les pianos et les tables de travail, puis préparez l’accueil, les badges et le buffet avant le premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de piano ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les pianos, confirmer l’intervenant, ouvrir les inscriptions et commander le catering sans travailler dans l’urgence.
Quand fermer les inscriptions à un atelier de piano ?: Fermez-les environ 7 jours avant l’atelier. Gardez ensuite 2 à 3 jours pour vérifier les paiements, recueillir les besoins alimentaires et envoyer une confirmation complète.
Quand faut-il installer les pianos le jour de l’atelier ?: Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil. Comptez 30 minutes pour les pianos et les branchements, puis 30 minutes pour les chaises, tables, badges et feuilles de travail.
Quel matériel prévoir pour un atelier de piano ?: Prévoyez les pianos adaptés au format, des tabourets, des casques si nécessaire, des métronomes, des rallonges, des multiprises et des serre-câbles. Ajoutez un tableau blanc, des marqueurs et environ 10 % de feuilles de travail en plus que le nombre de participants.

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