Checklist voor een goed georganiseerd pianoconcert

Een pianoconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een pianist en een piano reserveren. Je legt eerst datum, locatie, capaciteit en contracten vast, en werkt daarna toe naar programma, publieksontvangst en catering. In de laatste week controleer je vooral details die vaak te laat worden geregeld: de pianostemming, het stoelenplan, programmaboekjes en de beschikbaarheid van vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 54 taken en 35 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertlocatie reserveren
Piano en pianostemmer reserveren
Concertdatum vastleggen
Artiestencontracten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Publiekscapaciteit bepalen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Programma laten drukken
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Stoelenplan maken
Pianostemming bevestigen
Vrijwilligers indelen
Leveranciersafspraken bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Piano laten stemmen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Piano opstellen
3 personen
Muziekstandaard plaatsen
Verlichting installeren
2 personen
Kabels veilig wegwerken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Artiesten ontvangen
Soundcheck uitvoeren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Concert begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Piano afdekken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 2
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Piano
Pianobank
Muziekstandaard
Pianolampenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Werklampenaantal 2
LED-sfeerlampenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveertraysaantal 6
Waterkaraffenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbordenaantal 3

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 70
Naambadgesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de pianostemming niet pas op de concertdag. Bevestig de stemmer vooraf en laat de piano op de locatie stemmen nadat zij volledig op haar plaats staat; zo voorkom je dat verplaatsen de afstelling beïnvloedt.
Maak het stoelenplan op basis van de publiekscapaciteit en controleer tijdens het locatiebezoek ook zichtlijnen, looproutes en ruimte rond de pianobank. Houd daarnaast stoelen vrij voor laatkomers en gasten met een mobiliteitsbeperking.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Tel water, koffie en thee apart, zodat je niet alleen hapjes bestelt maar ook genoeg waterkaraffen, glazen en thermoskannen klaarzet.
Controleer apparatuur en bekabeling vóór de opbouw: pianolampen, muziekstandaard, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten moeten op hun plek passen zonder publieksroutes te blokkeren. Test de verlichting met de zaallichten gedimd.
Leg programmaboekjes, welkomstborden en naambadges uiterlijk tijdens de laatste opbouwronde klaar bij de ontvangsttafel. Wijs vrijwilligers vooraf een concrete post toe, zodat de locatieopening, ontvangst en catering niet door één persoon tegelijk moeten worden gedaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pianoconcert organiseren?: Leg datum, locatie, piano en artiestencontracten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin daarna met programma, publiekscapaciteit en uitnodigingen, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet een piano worden gestemd voor een concert?: Bevestig de pianostemming uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf en plan het stemmen op de concertlocatie zo dicht mogelijk voor het optreden. Laat de piano eerst definitief plaatsen voordat de stemmer begint.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een pianoconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Stem de verdeling af op de duur van het programma en controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten.
Wanneer moet ik programmaboekjes laten drukken?: Laat het programma uiterlijk 1 tot 2 weken voor het concert drukken, nadat titel, volgorde en namen definitief zijn. Leg de boekjes op de concertdag bij de ontvangsttafel of op de stoelen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.