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Organiser un concert de piano sans rien oublier

Un concert de piano repose sur quelques éléments à régler dans le bon ordre : la salle, le piano, les artistes et l’accueil du public. Cette checklist rassemble les préparatifs jusqu’à l’ouverture des portes, avec les contrôles souvent repoussés au dernier moment. Prévoyez notamment une visite technique, l’accord du piano le jour même et un plan de sièges adapté à la capacité de la salle. Vous trouverez aussi les points pratiques pour les programmes, les boissons, le buffet et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du concert

  • Réserver le piano et l’accordeur

  • Fixer la date du concert

  • Confirmer les contrats des artistes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Déterminer la capacité du public

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Faire imprimer le programme

  • Effectuer une visite du site

    2 personnes

  • Établir le plan des sièges

  • Confirmer l’accord du piano

  • Répartir les bénévoles

  • Confirmer les accords avec les fournisseurs

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Faire accorder le piano

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer le piano

    3 personnes

  • Installer le pupitre à musique

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Sécuriser les câbles

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Accueillir les artistes

  • Effectuer les réglages sonores

    2 personnes

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Encadrer le concert

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Couvrir le piano

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 70
  • Tablesqté 6
  • Portants de logeqté 2
  • Table d’accueil
  • Tables de buffetqté 3

Équipement

  • Piano
  • Banc de piano
  • Pupitre à musique
  • Lampes de pianoqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Passe-câblesqté 6

Éclairage

  • Lampes de chantierqté 2
  • Lampes d’ambiance LEDqté 6

Vaisselle

  • Verres à eauqté 80
  • Tasses à caféqté 70
  • Assiettes à dessertqté 70
  • Fourchettesqté 70
  • Cuillères à caféqté 70
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Carafes d'eauqté 6

Cuisine

  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Pinces de serviceqté 6

Décoration

  • Nappesqté 6
  • Compositions floralesqté 6
  • Panneaux de bienvenueqté 3

Papeterie

  • Brochures du programmeqté 70
  • Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Seauxqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Balayette et pelleqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez le piano et l’accordeur avant de finaliser la date : l’accord doit idéalement être confirmé puis réalisé le jour du concert, avant l’arrivée du public.
  • Fixez la capacité de la salle avant d’envoyer les invitations. Elle détermine le nombre de chaises, de programmes, de verres et de portions de catering à prévoir.
  • Faites une visite du site au moins 2 à 3 semaines avant le concert pour vérifier les prises, les rallonges, l’éclairage du pupitre et le passage sécurisé des câbles.
  • Préparez le plan des sièges et répartissez les bénévoles avant la dernière semaine. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil et une personne pour guider le public.
  • Le jour J, refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Gardez les programmes, badges et panneaux de bienvenue regroupés à la table d’accueil.

Questions fréquentes

Quand accorder le piano avant un concert ?
Faites accorder le piano le jour du concert, idéalement 2 à 4 heures avant le début. Confirmez aussi la réservation de l’accordeur au moins 3 à 4 semaines à l’avance.
Combien de chaises prévoir pour un concert de piano ?
Prévoyez une chaise par inscription confirmée, puis ajoutez 5 à 10 % de marge si la salle le permet. Le nombre final dépend de la capacité autorisée et du plan de sièges.
Quand envoyer les invitations pour un concert de piano ?
Envoyez-les 3 à 6 semaines avant le concert afin de laisser le temps aux inscriptions. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour calculer les sièges et le catering.
Que faut-il vérifier dans la salle avant le concert ?
Contrôlez au moins 2 semaines avant la date les dimensions de l’espace, l’emplacement du piano, les prises, l’éclairage, les câbles et la circulation du public. Refaites un dernier contrôle à l’ouverture du lieu.

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