Klavierkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Klavier und Klavierstimmer gemeinsam mit dem Konzertort. Bestätige die Stimmung spätestens 7 Tage vorher und plane am Veranstaltungstag genügend Zeit für das Stimmen vor dem Einlass ein.
• Lege die Zuschauerkapazität fest, bevor du Einladungen verschickst. Halte zusätzlich eine Anmeldeliste und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Konzert.
• Führe den Ortstermin etwa 2 bis 3 Wochen vorher durch. Dabei lassen sich Bestuhlungsplan, Empfangstisch, Buffetische, Stromwege und der Platz für Klavierlampen oder Arbeitslampen prüfen.
• Plane Getränke für den Empfang und die Pause getrennt. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle Wasser sowie weitere Getränke früh genug.
• Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Dann bleiben Zeit für Stühle, Programmhefte, Namensschilder, Snacks, Beleuchtung und die Kontrolle von Verlängerungskabeln und Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Klavierkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Termin, Klavier und Künstlerverträgen. Zwei bis drei Wochen vor dem Konzert sollten Bestuhlung, Catering, Helfer und Drucksachen feststehen.

Wann muss ein Klavier vor einem Konzert gestimmt werden?

Bestätige den Klavierstimmer spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Die Stimmung sollte am selben Tag und möglichst 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass erfolgen, damit danach noch kontrolliert werden kann.

Wie viele Getränke braucht man für ein Klavierkonzert?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Für ein Konzert mit 50 Gästen sind das 100 bis 150 Getränke, zusätzlich zu Wasser für Künstler und Helfer.

Wann sollte man Einladungen für ein Klavierkonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher, damit du Cateringmengen, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig vorbereiten kannst.

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