Zo organiseer je een persdag zonder last-minute stress

Begin een persdag niet met de zaal, maar met het doel en de genodigden. Stel eerst de perslijst en het programma vast, bevestig daarna sprekers en open het aanmeldformulier. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen, persvragen en praktische gegevens zoals route en parkeren. In de laatste week controleer je persmappen, presentaties, catering en techniek. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, getest geluid en een zaal die vooraf is gemarkeerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Perslijst samenstellen
2 personen
2
Programma vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sprekers bevestigen
2 personen
9
Persvragen verzamelen
10
Persmappen samenstellen
3 personen
11
Naambadges afdrukken
12
Routebeschrijving maken
13
Parkeerinformatie versturen
14
Catering bevestigen
15
Techniek testen
2 personen
16
Presentaties verzamelen
17
Persmappen controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Zaalindeling markeren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Registratiebalie inrichten
2 personen
26
Persmappen klaarleggen
2 personen
27
Naambadges klaarleggen
2 personen
28
Podiumtafel aankleden
2 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons plaatsen
2 personen
31
Presentaties testen
2 personen
32
Verlichting controleren
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Buffettafels inrichten
3 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
37
Dranken klaarzetten
2 personen
38
Toiletten controleren

Event

39
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
40
Gasten registreren
2 personen
41
Naambadges uitdelen
2 personen
42
Persmappen uitdelen
2 personen
43
Welkomstdrank serveren
3 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Opening aankondigen
46
Presentaties begeleiden
2 personen
47
Microfoons doorgeven
48
Persvragen registreren
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Interviewruimte begeleiden
2 personen
52
Fotomoment begeleiden
2 personen
53
Dinerbuffet openen
54
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies afruimen
3 personen
57
Koffie na diner serveren
2 personen
58
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Buffet opruimen
3 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
3 personen
68
Techniek opbergen
2 personen
69
Retourmaterialen verzamelen
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Persfoto's selecteren
72
Persmateriaal nasturen
73
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptopsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 70
Lanyardsaantal 70
Tafelnummersaantal 12

Catering

Persmappenaantal 60
Notitieblokkenaantal 70
Balpennenaantal 70
Menukaartenaantal 70
Tafelkaartjes dieetaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Plan de uitnodigingen zodra het programma en de sprekers definitief zijn. Sluit het aanmeldformulier niet pas op de ochtend zelf, maar gebruik de laatste dagen om aantallen, dieetwensen en persvragen te verwerken.
Maak voor iedere aangemelde journalist een gecontroleerde registratie: naam, medium, eventuele dieetwens en persmap. Druk na de laatste controle de naambadges af en leg ze alfabetisch klaar.
Test beamer, projectiescherm, laptops, presentatieklikker en draadloze microfoons minimaal één keer vóór de persdag. Controleer ook een reserve-oplossing, want een presentatie die alleen op één laptop staat is een laat risico.
Richt de locatie eerst functioneel in: markeer de zaalindeling, plaats registratiebalie en garderoberekken bij de ingang en zet afvalbakken zichtbaar neer. Zet tafels, stoelen en buffettafels pas neer nadat de looproute van ontvangst naar programma duidelijk is.
Maak de catering passend bij het definitieve aantal aanmeldingen en zet dranken tijdig koud. Controleer daarnaast of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, waterkannen en voldoende glazen en servies op de juiste plek staan; juist deze kleine onderdelen worden vaak pas tijdens de ontvangst gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een persdag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de perslijst, het programma en de uitnodigingen. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen verwerken, dieetwensen, persvragen, persmappen en technische controles.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een persdag?: Stuur de uitnodigingen zodra programma en sprekers vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vóór de persdag. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een praktische bevestiging met route, parkeren, aanvangstijd en een uiterste reactiedatum.
Hoeveel tijd heb je nodig om een persdag op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor zaalindeling, tafels, stoelen, registratiebalie, catering en techniek. Reserveer daarna nog 30 tot 45 minuten voor een volledige doorloop met presentaties en microfoons.
Wat moet je op de ochtend van een persdag controleren?: Controleer minstens 2 uur vóór ontvangst de locatie, badges, persmappen, presentaties, microfoons, beamer en catering. Vergelijk het verwachte aantal gasten met de stoelen, glazen, dranken en dieetwensen voordat de eerste journalist binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.