Organiser une journée de presse sans rien laisser au dernier moment

Une journée de presse se prépare dans un ordre précis : définir le message et le programme, inviter les bons journalistes, puis verrouiller l’accueil et la logistique. Commencez par la liste de presse et le déroulé avant de rédiger les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, les questions des journalistes et les dossiers de presse. La dernière semaine sert surtout à confirmer les intervenants, tester la technique et vérifier chaque élément installé sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste de presse
2 personnes
2
Définir le programme
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les intervenants
2 personnes
9
Recueillir les questions des journalistes
10
Composer les dossiers de presse
3 personnes
11
Imprimer les badges nominatifs
12
Rédiger l’itinéraire
13
Envoyer les infos de parking
14
Confirmer le catering
15
Tester la technique
2 personnes
16
Rassembler les présentations
17
Vérifier les dossiers de presse
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
27
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
28
Dresser la table de scène
2 personnes
29
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
30
Installer les microphones
2 personnes
31
Tester les présentations
2 personnes
32
Vérifier l'éclairage
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Installer les tables de buffet
3 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
37
Préparer les boissons
2 personnes
38
Vérifier les toilettes

Événement

39
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Enregistrer les invités
2 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Distribuer les dossiers de presse
2 personnes
43
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Passer les microphones
48
Enregistrer les questions de la presse
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Encadrer la salle d’entretien
2 personnes
52
Animer le moment photo
2 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
54
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
57
Servir le café après le dîner
2 personnes
58
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

59
Rassembler les objets perdus
2 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
3 personnes
68
Ranger le matériel technique
2 personnes
69
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Sélectionner les photos de presse
72
Renvoyer le matériel de presse
73
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Supports de badges nominatifsqté 70
Lanyardsqté 70
Numéros de tableqté 12

Catering

Dossiers de presseqté 60
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70
Cartes de menuqté 70
Cartes de table régimeqté 10
Courses

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès l’envoi des invitations et prévoyez un suivi au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez le temps de relancer les journalistes et de recueillir les besoins alimentaires.
Demandez les questions des journalistes avant la journée, idéalement 3 à 5 jours à l’avance. Les intervenants pourront préparer des réponses précises au lieu de découvrir les sujets au dernier moment.
Envoyez l’itinéraire et les informations de parking avec la confirmation d’inscription, puis renvoyez-les la veille. C’est souvent cette information pratique qui manque lorsque les invités arrivent.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs, les microphones sans fil et le cliqueur au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les présentations sur l’ordinateur qui sera réellement utilisé.
Installez le comptoir d’inscription, les badges, les dossiers de presse et la signalétique avant l’arrivée du premier invité. Prévoyez une zone séparée pour le buffet, les boissons et les déchets afin de ne pas bloquer l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de presse ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, le formulaire d’inscription et les informations pratiques disponibles. Faites une relance environ 7 jours avant.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirmez les intervenants au plus tard 10 jours avant la journée de presse. Demandez ensuite leurs supports et leurs besoins techniques au moins 3 jours avant.
Quand préparer les dossiers de presse ?: Finalisez le contenu 5 à 7 jours avant, puis vérifiez les dossiers imprimés la veille. Préparez quelques exemplaires supplémentaires pour les accompagnants ou les journalistes non inscrits.
Quand tester la technique d’une journée de presse ?: Faites un premier test complet 24 heures avant et un contrôle rapide le matin même. Testez chaque microphone, la projection, les présentations et le cliqueur avec les branchements prévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.