Cómo organizar un día de prensa sin improvisar

Un día de prensa funciona cuando la información, los ponentes y la logística están cerrados antes de que llegue el primer periodista. Empieza por definir el programa y la lista de medios; después gestiona invitaciones, inscripciones, dietas y preguntas. En la última semana debes confirmar el catering, recopilar presentaciones y revisar las carpetas de prensa. El día anterior, prueba la técnica, enfría las bebidas y deja preparada la sala, el registro y las indicaciones de llegada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de prensa
2 personas
2
Establecer el programa
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar ponentes
2 personas
9
Recopilar preguntas de la prensa
10
Preparar carpetas de prensa
3 personas
11
Imprimir acreditaciones
12
Hacer indicaciones de ruta
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Confirmar el catering
15
Probar la técnica
2 personas
16
Recopilar las presentaciones
17
Comprobar los dossiers de prensa
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Comprobar el lugar
2 personas
22
Marcar la distribución de la sala
2 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Montar el mostrador de registro
2 personas
26
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
27
Colocar las acreditaciones
2 personas
28
Decorar la mesa del escenario
2 personas
29
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
30
Colocar los micrófonos
2 personas
31
Probar presentaciones
2 personas
32
Comprobar la iluminación
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Montar mesas de buffet
3 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Separar comidas especiales
2 personas
37
Preparar las bebidas
2 personas
38
Comprobar los baños

Evento

39
Atender la recepción
2 personas
40
Registrar a los invitados
2 personas
41
Repartir acreditaciones
2 personas
42
Distribuir carpetas de prensa
2 personas
43
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Anunciar la apertura
46
Coordinar presentaciones
2 personas
47
Pasar los micrófonos
48
Registrar preguntas de prensa
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Acompañar la sala de entrevistas
2 personas
52
Coordinar el momento de fotos
2 personas
53
Abrir el bufé de la cena
54
Reponer el buffet de cena
3 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Recoger la vajilla
3 personas
57
Servir café después de la cena
2 personas
58
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

59
Recoger objetos perdidos
2 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Clasificar residuos
3 personas
64
Recoger el buffet
3 personas
65
Limpiar la sala
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
68
Guardar el equipo técnico
2 personas
69
Recoger materiales de devolución
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Seleccionar fotos de prensa
72
Enviar material de prensa
73
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 65
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 70
Juegos de cubiertos para cenacant. 70
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 12
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Portátilescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Portanombrescant. 70
Lanyardscant. 70
Números de mesacant. 12

Catering

Carpetas de prensacant. 60
Bloc de notascant. 70
Bolígrafoscant. 70
Cartas del menúcant. 70
Tarjetas de mesa para dietascant. 10
Compras

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 6
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Consejos

Cierra el programa y confirma a los ponentes al menos 14 días antes. Así puedes redactar una invitación completa y detectar a tiempo cualquier cambio de horario o intervención.
Envía las invitaciones entre 10 y 14 días antes y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Pide teléfono, medio, necesidades dietéticas y autorización para recibir información práctica.
Recoge las preguntas de la prensa 3 o 4 días antes y compártelas con los ponentes. Preparar respuestas evita que la sesión se alargue y permite ordenar mejor las intervenciones.
Envía la información de aparcamiento y la ruta junto con la acreditación o como máximo 48 horas antes. Muchos asistentes no se pierden por la dirección, sino porque no saben dónde aparcar o cuál es la entrada correcta.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, portátiles y clic de presentación. Monta también el mostrador de registro y marca la distribución de mesas y sillas antes de que llegue el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de prensa?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. La lista de prensa, el programa y los ponentes deberían estar encaminados durante la primera semana; las confirmaciones finales se hacen en los últimos 3 días.
¿Cuándo se envían las invitaciones para un día de prensa?: Envíalas entre 10 y 14 días antes del evento y manda un recordatorio 48 horas antes. En el formulario incluye las preferencias dietéticas y los datos necesarios para preparar las acreditaciones.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un día de prensa?: El día anterior debes probar toda la técnica, recopilar las presentaciones, comprobar los dossiers y dejar lista la distribución de la sala. También conviene enfriar las bebidas y verificar que el catering conoce el número final de asistentes.
¿Cuánto tiempo antes deben llegar los periodistas?: Abre el registro entre 30 y 45 minutos antes de la primera intervención. Ese margen permite imprimir o entregar acreditaciones, resolver dudas de aparcamiento y acomodar a los asistentes sin retrasar el programa.

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