Persdag organiseren: checklist en planning
Een persdag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je moet de perslijst op tijd rond hebben, aanmeldingen en dieetwensen verwerken en zorgen dat presentaties, microfoons en persmappen klaarstaan. Plan de praktische voorbereiding in vaste stappen: eerst inhoud en gasten, daarna catering en materialen, en op de dag zelf registratie en techniek. Deze checklist helpt je controleren wat vaak te laat gebeurt, zoals parkeerinformatie, badges, gekoelde dranken en een volledige technische test.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Perslijst samenstellen
2 personen
Programma vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
2 personen
Persvragen verzamelen
Persmappen samenstellen
3 personen
Naambadges afdrukken
Routebeschrijving maken
Parkeerinformatie versturen
Catering bevestigen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Persmappen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Persmappen klaarleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Podiumtafel aankleden
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Persmappen uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
Persvragen registreren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Interviewruimte begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek opbergen
2 personen
Retourmaterialen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Persfoto's selecteren
Persmateriaal nasturen
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inklaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 65
- Buffettafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 70
- Dinerbesteksetsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- USB-C-adaptersaantal 3
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- LED-lichtsnoerenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Welkomstbord
- Richtingsbordenaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 70
- Lanyardsaantal 70
- Tafelnummersaantal 12
Catering
- Persmappenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 70
- Balpennenaantal 70
- Menukaartenaantal 70
- Tafelkaartjes dieetaantal 10
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalzakhoudersaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Tips
- Stel het programma en de sprekers minimaal 3 weken vooraf vast. Zo kun je uitnodigingen met een concreet tijdschema versturen en presentaties tijdig opvragen.
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de persdag af. Verwerk daarna dieetwensen, maak de definitieve perslijst en druk de naambadges af.
- Stuur routebeschrijving en parkeerinformatie uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Vermeld ook waar registratie en garderobe zijn, zodat bezoekers niet bij aanvang hoeven te zoeken.
- Test beamer, projectiescherm, laptops, presentatieklikker en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf. Open elke presentatie één keer op de laptop die tijdens de persdag wordt gebruikt.
- Richt de registratiebalie minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Zet persmappen, badges en een actuele deelnemerslijst klaar en koel dranken op tijd, zodat het eerste ontvangst niet samenvalt met opstartwerk.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een persdag organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met de perslijst, het programma en de uitnodigingen. Reserveer de laatste 3 werkdagen voor aanmeldingen, dieetwensen, persmappen en de definitieve logistiek.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een persdag?
- Verstuur uitnodigingen idealiter 3 tot 4 weken vooraf, zodra datum, programma en sprekers voldoende vaststaan. Stuur 2 werkdagen voor de persdag een praktische herinnering met route- en parkeerinformatie.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor registratie bij een persdag?
- Richt de registratiebalie minimaal 60 minuten voor de ontvangst in en plan per bezoeker ongeveer 2 minuten voor controle en badge-uitgifte. Bij 30 genodigden heb je dus minstens 1 uur capaciteit nodig, naast een korte buffer.
- Wanneer test je de techniek voor een persdag?
- Test alle techniek minimaal 1 dag vooraf en controleer op de ochtend zelf nog een keer de aansluitingen, batterijen en presentaties. Houd een reserve-laptop en extra microfoonbatterijen beschikbaar als die aanwezig zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!