Journée de presse : la checklist pour ne rien oublier

Une journée de presse se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les journalistes doivent recevoir les bonnes informations avant de confirmer leur présence. Commencez par cadrer le programme, établir la liste de presse et ouvrir les inscriptions. Ensuite, centralisez les besoins alimentaires, les questions, les présentations et les informations pratiques. Les derniers jours servent surtout à vérifier les dossiers, tester la technique, organiser l’accueil et préparer la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste de presse
2 personnes
Définir le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les intervenants
2 personnes
Recueillir les questions des journalistes
Composer les dossiers de presse
3 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Rédiger l’itinéraire
Envoyer les infos de parking
Confirmer le catering
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les dossiers de presse
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Dresser la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les dossiers de presse
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Passer les microphones
Enregistrer les questions de la presse
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la salle d’entretien
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Rassembler le matériel de retour
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Sélectionner les photos de presse
Renvoyer le matériel de presse
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Supports de badges nominatifsqté 70
Lanyardsqté 70
Numéros de tableqté 12

Catering

Dossiers de presseqté 60
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70
Cartes de menuqté 70
Cartes de table régimeqté 10
Courses

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la journée de presse et prévoyez une relance 7 jours avant la date. Le formulaire d’inscription doit recueillir les coordonnées, les besoins alimentaires et les éventuelles questions.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de participants, le catering, les badges et la disposition des tables et des chaises.
Demandez les présentations et les questions des journalistes au plus tard 3 jours avant. Rassemblez les fichiers sur un même ordinateur et testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur avant l’arrivée des invités.
Préparez les dossiers de presse et les badges nominatifs 48 heures à l’avance, puis vérifiez chaque nom avec la liste d’inscription. Ajoutez l’itinéraire, les informations de parking et le point d’accueil dans le message envoyé aux participants.
La veille, refroidissez les boissons, vérifiez le catering et contrôlez la salle de bout en bout. Prévoyez assez de vaisselle, de carafes d’eau, de café et de poubelles pour éviter les ruptures pendant les pauses.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée de presse ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les invitations partent environ 3 semaines à l’avance, tandis que les confirmations finales se font dans les 5 à 7 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une journée de presse ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant l’événement pour laisser le temps aux journalistes de répondre. Faites une relance environ 7 jours avant et fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant.
Quand préparer les dossiers de presse et les badges ?: Finalisez les dossiers de presse et imprimez les badges 48 heures avant l’accueil. Gardez une dernière version de la liste des inscrits pour corriger les noms ou ajouter les participants confirmés tardivement.
Quand tester le matériel pour une journée de presse ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les ordinateurs et le cliqueur au plus tard la veille. Prévoyez aussi 30 minutes avant l’ouverture pour refaire un essai dans la configuration réelle de la salle.

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