Checklist para organizar un día de prensa sin imprevistos
Un día de prensa combina convocatoria, contenidos, acreditaciones y una producción técnica que debe estar lista antes de que llegue el primer periodista. Este plan reúne 73 tareas y 57 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde la lista de prensa y las invitaciones hasta el montaje de la sala. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las preguntas de los medios, las presentaciones y la información de aparcamiento. Úsalo como guía de preparación y como control final el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de prensa
2 personas
Establecer el programa
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar ponentes
2 personas
Recopilar preguntas de la prensa
Preparar carpetas de prensa
3 personas
Imprimir acreditaciones
Hacer indicaciones de ruta
Enviar la información de aparcamiento
Confirmar el catering
Probar la técnica
2 personas
Recopilar las presentaciones
Comprobar los dossiers de prensa
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Decorar la mesa del escenario
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
Montar el punto de café
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Distribuir carpetas de prensa
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar presentaciones
2 personas
Pasar los micrófonos
Registrar preguntas de prensa
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar la sala de entrevistas
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Abrir el bufé de la cena
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Servir café después de la cena
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger objetos perdidos
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Guardar el equipo técnico
2 personas
Recoger materiales de devolución
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Seleccionar fotos de prensa
Enviar material de prensa
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Cucharillas de cafécant. 70
- Juegos de cubiertos para cenacant. 70
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátilescant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Decoración
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Portanombrescant. 70
- Lanyardscant. 70
- Números de mesacant. 12
Catering
- Carpetas de prensacant. 60
- Bloc de notascant. 70
- Bolígrafoscant. 70
- Cartas del menúcant. 70
- Tarjetas de mesa para dietascant. 10
- Compras
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Consejos
- Cierra la lista de prensa antes de enviar las invitaciones y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Así puedes controlar las confirmaciones y recoger las preferencias dietéticas con varios días de margen.
- Define el programa antes de preparar las carpetas de prensa y recopilar las presentaciones. El contenido definitivo evita imprimir acreditaciones o dossiers con horarios, nombres o sesiones incorrectos.
- Envía las indicaciones de ruta y la información de aparcamiento junto con la confirmación de asistencia. Reenvíalas entre 24 y 48 horas antes: es uno de los datos que más fácilmente se pierde.
- Haz una prueba técnica completa antes de la apertura, con proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, portátiles y clic de presentación. No compruebes solo que encienden: prueba también el audio, los cambios de diapositiva y la posición de los soportes.
- Monta el registro, marca la distribución de la sala y coloca mesas y sillas antes de preparar el catering. Deja las bebidas enfriándose con antelación y revisa la vajilla, las jarras de agua, las cafeteras y los termos antes de que empiece la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un día de prensa?
- Envíalas al menos 2 o 3 semanas antes para que los periodistas puedan reservar la fecha. Cierra las confirmaciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes del evento.
- ¿Qué hay que preparar para el registro de prensa?
- Prepara la lista de inscritos, las acreditaciones impresas y un mostrador de registro señalizado. Ten todo colocado como mínimo 60 minutos antes de la llegada prevista de los primeros asistentes.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela en el lugar el mismo día. Reserva al menos 45 minutos para comprobar proyección, sonido, portátiles y presentaciones.
- ¿Cuánta bebida hay que calcular para un día de prensa?
- Para la recepción y la primera hora, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona, además de agua disponible durante todo el programa. Enfría las bebidas y prepara cafeteras, teteras y termos antes de abrir el registro.
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