Boodschappenlijst voor een persdag

Een persdag vraagt om meer dan koffie en een presentatie. Je hebt spullen nodig voor een vlotte registratie, een verzorgde ontvangst, duidelijke persinformatie en betrouwbare techniek. Stem de aantallen af op het aantal aangemelde journalisten, sprekers en begeleiders. Regel gekoelde dranken, badges en persmappen uiterlijk enkele dagen vooraf; op de dag zelf wil je alleen nog opbouwen, testen en aanvullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptopsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 70
Lanyardsaantal 70
Tafelnummersaantal 12

Catering

Persmappenaantal 60
Notitieblokkenaantal 70
Balpennenaantal 70
Menukaartenaantal 70
Tafelkaartjes dieetaantal 10
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Theeassortiment - 3 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Plat mineraalwater - 48 flessen
- Bruisend mineraalwater - 36 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Bitter lemon - 6 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 48 flesjes
- Witte wijn - 10 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Miniwraps - 80 stuks
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Vegan beleg - 1 kilo
- Boter - 1 kilo
- Kruidenboter - 1 kilo
- Komkommers - 10 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 3 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Zongedroogde tomaten - 1 kilo
- Aardappelen - 8 kilo
- Rijst - 5 kilo
- Pasta - 4 kilo
- Kipfilet - 7 kilo
- Vegan kipstukjes - 3 kilo
- Groentemix - 6 kilo
- Champignons - 3 kilo
- Tomatensaus - 6 liter
- Kokosmelk - 6 liter
- Groentebouillon - 2 dozen
- Kippenbouillon - 2 dozen
- Olijfolie - 2 liter
- Zonnebloemolie - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Knoflooksaus - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Vinaigrette - 2 liter
- Stokbroodcroutons - 1 kilo
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Vers fruit - 8 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 40 stuks
- Mini-gebak - 100 stuks
- Brownies - 60 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Zoutjes - 2 kilo
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 doos
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tips

Reken voor koffie op ongeveer 2 kopjes per persoon tijdens een ochtendprogramma en zet per 10 gasten minstens één thermoskan of koffiezetapparaat klaar. Voor water zijn twee glazen per persoon een praktisch uitgangspunt.
Plan voor de registratiebalie minimaal één tafel, twee stoelen, naambadges, een deelnemerslijst en schrijfmateriaal. Bij meer dan 50 aanmeldingen werken twee registratiepunten sneller dan één lange rij.
Neem voor presentaties een laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker mee. Test alle aansluitingen minstens 60 minuten voor aanvang en bewaar presentaties op twee verschillende apparaten.
Maak per aangemelde journalist één persmap en leg daarnaast ongeveer 10 procent extra exemplaren klaar. Controleer de inhoud uiterlijk één werkdag vooraf, zodat ontbrekende informatie nog kan worden aangevuld.
Zet bij catering aparte serveerschalen, opscheplepels en schaaltjes klaar voor dieetwensen. Verzamel die wensen uiterlijk 3 dagen vooraf en label gerechten zichtbaar tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel persmappen heb ik nodig voor een persdag?: Maak voor iedere aangemelde journalist één persmap en leg 10 procent extra klaar. Bij 40 aanmeldingen neem je dus 44 mappen mee.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een persdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor 30 gasten betekent dat 60 tot 90 drankjes in het eerste uur, naast koffie en water.
Wanneer moet ik de techniek voor een persdag testen?: Test beamer, scherm, microfoons, laptops en presentatieklikker minimaal 60 minuten voor de start. Controleer ook een reservekopie van alle presentaties op een tweede laptop of opslagmedium.
Hoeveel extra stoelen en servies moet ik regelen?: Plan 5 tot 10 procent extra stoelen en servies bovenop het aantal bevestigde gasten. Bij 50 deelnemers zijn dat 53 tot 55 stoelen en minstens hetzelfde aantal borden, glazen en besteksets.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.