Journée de presse : la liste de courses complète

Une journée de presse demande plus que des badges et un café d’accueil. Il faut prévoir l’installation de la salle, le buffet, la vaisselle, les boissons et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste rassemble les éléments à acheter, louer ou apporter pour accueillir les journalistes dans de bonnes conditions. Vérifiez-la après les inscriptions, lorsque le nombre de participants et leurs besoins alimentaires sont connus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Supports de badges nominatifsqté 70
Lanyardsqté 70
Numéros de tableqté 12

Catering

Dossiers de presseqté 60
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70
Cartes de menuqté 70
Cartes de table régimeqté 10
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 48 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 10 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-wraps - 80 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Garniture végane - 1 kilo
- Beurre - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Concombres - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 1 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Oignons rouges - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Pommes de terre - 8 kilos
- Riz - 5 kilos
- Pâtes - 4 kilos
- Blanc de poulet - 7 kilo
- Émincés de poulet vegan - 3 kilo
- Mélange de légumes - 6 kilos
- Champignons - 3 kilos
- Sauce tomate - 6 litres
- Lait de coco - 6 litres
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Bouillon de poulet - 2 cartons
- Huile d’olive - 2 litres
- Huile de tournesol - 1 litre
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l'ail - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Vinaigrette - 2 litres
- Croûtons de baguette - 1 kilo
- Parmesan - 1 kilo
- Fruits frais - 8 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Mini-pâtisseries - 100 pièces
- Brownies - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Snack salé - 2 kilo
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par personne, plus 10 % de réserve pour les échanges et les verres oubliés. Pour le vin, comptez environ une bouteille pour 5 personnes si une dégustation ou un déjeuner est prévu.
Pour l’accueil café, comptez 2 tasses par personne si la journée dure plusieurs heures, ainsi qu’une machine à café ou une bouilloire de secours. Les thermos évitent une attente au comptoir entre deux séquences.
Préparez un dossier de presse par journaliste confirmé, puis ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Rangez-les avant l’ouverture afin de pouvoir les remettre rapidement avec les badges nominatifs.
Prévoyez une table d’inscription séparée des tables de buffet et placez les chaises selon la disposition prévue avant l’arrivée des journalistes. Gardez au moins un portant si des manteaux ou des vestes doivent être déposés.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs portables, les microphones sans fil et le cliqueur au plus tard la veille. Gardez des piles de rechange et vérifiez que chaque présentation s’ouvre correctement sur l’ordinateur utilisé.

Questions fréquentes

Combien de dossiers de presse faut-il imprimer ?: Imprimez un dossier par journaliste inscrit, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour 30 journalistes, prévoyez donc 33 dossiers afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires supplémentaires.
Combien de verres faut-il prévoir pour une journée de presse ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par participant, avec 10 % de réserve. Si du vin est servi, ajoutez un verre à vin par personne ou prévoyez un lavage et une rotation entre les temps forts.
Quand faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début de la journée, ou la veille pour les grandes quantités. Utilisez des glacières si le réfrigérateur du lieu ne suffit pas.
Quel matériel technique faut-il tester avant une conférence de presse ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, les pieds de micro, les ordinateurs portables et le cliqueur au plus tard la veille. Réservez 30 minutes le jour même pour un dernier contrôle des branchements et du son.

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