Qué necesitas para organizar un día de prensa
Un día de prensa necesita más que una mesa de registro y una presentación preparada. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, el material de catering y el equipo técnico para recibir a periodistas, ponentes e invitados sin improvisar. Calcula las cantidades según el número de asistentes confirmados y añade un margen para las acreditaciones, las dietas especiales y las bebidas. Revisa las compras al menos 48 horas antes y enfría las bebidas la víspera.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Cucharillas de cafécant. 70
- Juegos de cubiertos para cenacant. 70
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátilescant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Decoración
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Portanombrescant. 70
- Lanyardscant. 70
- Números de mesacant. 12
Catering
- Carpetas de prensacant. 60
- Bloc de notascant. 70
- Bolígrafoscant. 70
- Cartas del menúcant. 70
- Tarjetas de mesa para dietascant. 10
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 3 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Bitter lemon - 6 botellas
- Ginger beer - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 10 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mini wraps - 80 unidades
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso joven - 2 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Mantequilla - 1 kilo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilo
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Patatas - 8 kilos
- Arroz - 5 kilos
- Pasta - 4 kilos
- Pechuga de pollo - 7 kilo
- Trozos de pollo vegano - 3 kilos
- Mezcla de verduras - 6 kilo
- Champiñones - 3 kilo
- Salsa de tomate - 6 litros
- Leche de coco - 6 litros
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Caldo de pollo - 2 cajas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Aceite de girasol - 1 litro
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de ajo - 1 liter
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Vinagreta - 2 litros
- Croutons de baguette - 1 kilo
- Queso parmesano - 1 kilo
- Fruta fresca - 8 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Mini pastelitos - 100 piezas
- Brownies - 60 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Snacks salados - 2 kilo
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Consejos
- Calcula la vajilla para el número máximo de asistentes confirmados y añade un 10 % extra: platos, vasos, tazas, cubiertos y copas suelen faltar cuando llegan invitados sin confirmar.
- Prepara las bebidas con antelación: calcula dos vasos de agua por persona durante la primera hora y enfría botellas suficientes el día anterior en las neveras portátiles.
- Reserva una mesa específica para el registro y lleva las acreditaciones impresas ordenadas alfabéticamente; así reduces las colas durante los primeros 15 minutos.
- Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, soportes, portátiles y clic de presentación deben probarse en la misma sala.
- Para el catering, confirma las preferencias dietéticas al menos 72 horas antes y separa los platos especiales con etiquetas visibles; no los mezcles con las bandejas generales.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para un día de prensa?
- Calcula una unidad por asistente para platos, vasos, tazas y cubiertos, y añade un 10 % de margen. Para una convocatoria de 50 personas, prepara al menos 55 unidades de cada pieza que vaya a utilizarse.
- ¿Cuánta bebida debo comprar para un evento de prensa?
- Como referencia, calcula dos bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional. Añade agua suficiente para dos vasos por persona y ten una reserva del 10 % para retrasos o asistentes no confirmados.
- ¿Con cuánta antelación debo preparar las carpetas y acreditaciones?
- Imprime y revisa las acreditaciones y los dossiers de prensa entre 24 y 48 horas antes. Ordena las acreditaciones por apellido y guarda varias en blanco para cambios de última hora.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela 60 minutos antes de la llegada de la prensa. Comprueba también los portátiles, la pantalla, el sonido y el clic de presentación en la distribución definitiva de la sala.
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