Persconferentie organiseren: checklist en planning

Een persconferentie staat of valt met strakke timing en duidelijke informatie. Leg eerst datum, programma, locatie en woordvoerders vast; daarna volgen perslijst, uitnodiging en accreditatie. Plan uiterlijk een week vooraf de techniek, interviewmogelijkheden, catering en persmap. Op de dag zelf draait het om registratie, werkende microfoons, opgeladen apparatuur en materiaal dat zowel gedrukt als digitaal beschikbaar is. Met deze checklist houd je de voorbereiding van 68 taken overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Sprekers en woordvoerders bevestigen
2 personen
Perslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Persaccreditatie openen
Interviewmogelijkheden inventariseren
2 personen
Technische benodigdheden vastleggen
2 personen
Catering reserveren
Fotografie en video plannen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Persbadges voorbereiden
2 personen
Persmap samenstellen
2 personen
Presentatie en persbericht opmaken
2 personen
Cateringbestelling controleren
Sprekersbriefing versturen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Persmateriaal digitaal klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Apparatuur opladen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Persmappen klaarleggen
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Podiumtafel en stoelen plaatsen
3 personen
Achtergrond en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentatie aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Presentatie en video testen
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Pers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Sprekers opvangen
2 personen
Sprekers naar zaal begeleiden
Persconferentie openen
Sprekers aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Vragen uit de zaal registreren
Foto- en videomoment begeleiden
2 personen
Interviews faciliteren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Persmateriaal nabestellen
Contactgegevens van pers verzamelen
Laatste interviews afronden
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Persmateriaal veiligstellen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Persbericht en foto's nazenden
2 personen
Opkomst en perscontacten verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Spreekstoel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Fotocamera'saantal 2
Videocamera
Statiefaantal 3
Opnamekaartenaantal 3
USB-sticksaantal 5
Laserpointer
Presentatieklikker

Registratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Lanyardsaantal 100
Aanwezigheidsformulierenaantal 100
Balpennenaantal 30
Clipboardmappenaantal 6

Communicatie

Persmappenaantal 100
A4-printpapieraantal 2
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 20

Decoratie

Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test van minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de pers. Controleer draadloze microfoons, mengpaneel, luidsprekers, beamer, HDMI-adapters, verlengsnoeren en stekkerdozen samen met de laptop.
Sluit de persaccreditatie uiterlijk 24 uur voor aanvang of spreek een duidelijke sluitingstermijn af. Gebruik de aanmeldingen om persbadges, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst vooraf te maken.
Stuur de sprekersbriefing minstens 48 uur vooraf. Zet daarin het programma, de spreektijd, verwachte vragen en de beschikbare interviewmomenten, zodat woordvoerders niet pas bij binnenkomst hoeven af te stemmen.
Maak per aanwezige journalist minstens één persmap en neem een kleine reserve mee. Leg het persbericht, de presentatie en aanvullende persmaterialen ook digitaal klaar op USB-sticks of een gedeelde plek.
Controleer de catering twee dagen vooraf en tel dieetwensen apart. Koel dranken tijdig, zet waterglazen bij de podiumtafel en houd servies, tafels en stoelen afgestemd op het definitieve aantal aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een persconferentie organiseren?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met datum, locatie, programma en woordvoerders. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de persconferentie en sluit de accreditatie 24 uur vooraf.
Wanneer stuur je een uitnodiging voor een persconferentie?: Stuur de eerste uitnodiging 10 tot 14 dagen voor aanvang. Verstuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met tijd, route, aanmeldinformatie en de mogelijkheid om interviews te plannen.
Welke techniek heb je nodig voor een persconferentie?: Reken minimaal op draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers, een mengpaneel, laptop, beamer, projectiescherm en de juiste HDMI-kabels en adapters. Test alles 60 minuten vooraf en laad apparatuur en powerbanks de avond ervoor op.
Hoeveel persmappen moet ik maken voor een persconferentie?: Maak één persmap per bevestigde journalist en leg minimaal 5 extra exemplaren klaar. Zet dezelfde informatie uiterlijk de dag vóór de bijeenkomst ook digitaal klaar, zodat ontbrekende of extra pers alsnog materiaal krijgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.