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Pressekonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pressekonferenz steht und fällt mit klaren Abläufen, verlässlichen Sprecherinnen und Sprechern und funktionierender Technik. Plane zuerst Termin, Programm und Raum, danach Einladungen, Akkreditierung und Interviewmöglichkeiten. In den letzten Tagen prüfst du Anmeldungen, Presseunterlagen, Präsentation, Catering und Geräte. Diese Checkliste bündelt 68 Aufgaben und 63 benötigte Dinge für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Speaker und Sprecher bestätigen

    2 Personen

  • Presseverteiler zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Presseakkreditierung öffnen

  • Interviewmöglichkeiten erfassen

    2 Personen

  • Technischen Bedarf festlegen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Fotografie und Video planen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Presseausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Pressemappe zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentation und Pressemitteilung gestalten

    2 Personen

  • Cateringbestellung prüfen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Pressematerial digital bereitlegen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Pressemappen bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Bühnentisch und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Hintergrund und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentation anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Präsentation und Video testen

    2 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Presse registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Redner empfangen

    2 Personen

  • Referenten zum Saal begleiten

  • Pressekonferenz eröffnen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone weitergeben

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum erfassen

  • Foto- und Videomoment begleiten

    2 Personen

  • Interviews ermöglichen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Pressematerial nachbestellen

  • Kontaktdaten der Presse sammeln

  • Letzte Interviews abschließen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Pressematerial sichern

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Pressemitteilung und Fotos nachsenden

    2 Personen

  • Teilnehmerzahl und Pressekontakte erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • Podiumstisch
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4
  • FotokamerasAnz. 2
  • Videokamera
  • StativAnz. 3
  • AufnahmekartenAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 5
  • Laserpointer
  • Präsentationsklicker

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • LanyardsAnz. 100
  • AnwesenheitsformulareAnz. 100
  • KugelschreiberAnz. 30
  • KlemmbrettmappenAnz. 6

Kommunikation

  • PressemappenAnz. 100
  • A4-DruckpapierAnz. 2
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • MarkerAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • PfeilaufkleberAnz. 20

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaraffenAnz. 12
  • SchälchenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Raum und Sprecher mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Plane dabei auch die Reihenfolge der Beiträge, Fragerunde und mögliche Einzelinterviews.
  • Öffne die Presseakkreditierung spätestens 3 Wochen vor dem Termin und verschicke die Einladungen mit Anmeldeformular. Zwei bis drei Tage vorher solltest du die Anmeldungen abgleichen und die Anwesenheitsliste aktualisieren.
  • Schicke das Sprecherbriefing 3 bis 5 Tage vorher und drucke am Vortag Drehbuch, Namensschilder und Presseausweise. So fehlen am Veranstaltungstag weder Namen noch Ablaufhinweise.
  • Teste Bild und Ton mindestens 2 Stunden vor Beginn mit Laptop, Beamer, HDMI-Adapter, Funkmikrofonen und Lautsprechern. Lade Kameras, Aufnahmegeräte und Powerbanks am Vorabend vollständig auf und lege Ersatzkabel bereit.
  • Bestätige das Catering 24 bis 48 Stunden vorher und gleiche die erfassten Ernährungswünsche mit der Bestellung ab. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; rechne für Kaffee und Wasser mit einer Ausgabe während des gesamten Pressetermins.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Pressekonferenz organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Programm, Raum und Sprechern. Einladungen und Presseakkreditierung sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin rausgehen.
Wann verschickt man die Einladung zu einer Pressekonferenz?
Verschicke die Einladung etwa 3 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 5 Tagen vor Beginn. So bleibt Zeit, Anmeldungen, Presseausweise und Namensschilder zu bearbeiten.
Was muss bei einer Pressekonferenz technisch vorbereitet werden?
Prüfe mindestens 2 Stunden vorher Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Beamer, Leinwand und Präsentationslaptop. Teste außerdem HDMI-Kabel und Adapter und halte Verlängerungskabel sowie Powerbanks als Reserve bereit.
Wann erstellt man die Pressemappe?
Stelle die Pressemappe spätestens 2 bis 3 Tage vor der Pressekonferenz zusammen und prüfe die finale Pressemitteilung. Druckexemplare und digitales Pressematerial sollten am Vortag vollständig bereitliegen.

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