Permanenterit organiseren: een checklist die werkt

Een permanenterit staat of valt met een route die deelnemers zelfstandig kunnen volgen en een startlocatie die op tijd klaarstaat. Leg eerst de route, afstanden en veilige punten vast; regel daarna inschrijvingen, vrijwilligers en bewegwijzering. In de laatste week controleer je de route opnieuw, werk je de deelnemerslijst bij en maak je startpakketten. Op de dag zelf heb je naast routepijlen ook praktische zaken nodig, zoals fietsenrekken, koeling, verlichting en materiaal voor kleine fietsreparaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Route en afstanden vastleggen
2 personen
Veilige routepunten markeren
2 personen
Deelnemersformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route digitaal delen
Route opnieuw voorrijden
2 personen
Startlocatie controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeerspunten inventariseren
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Startnummers toewijzen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Pijlen en linten sorteren
2 personen
Fietsenstalling indelen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en koeling voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Fietsen reparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Routeborden laden
2 personen
Route uitzetten
4 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Start- en finishgebied opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Fietsenstalling plaatsen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Startpakketten klaarleggen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Route laatste keer controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Fietsen en bagage begeleiden
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
Controleposten bemannen
6 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
Pechgevallen registreren
2 personen
Eenvoudige fietsreparaties uitvoeren
2 personen
Binnenkomende deelnemers afmelden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Controleposten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Fietsreparatiemateriaal controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route nalopen op achtergebleven afval
3 personen
Routeborden en linten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Ladersaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 12
Pionnenaantal 20
Fietsbelijningaantal 2
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Buitenbandenaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Kettingolieaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 20
Helmlampenaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Waarschuwingsdriehoekenaantal 4

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Bannersaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3

Registratie

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 400
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Routekaartenaantal 150
Naamstickersaantal 150
Geldkist
Polsbandjesaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 40

Tips

Rijd de route uiterlijk 7 dagen voor de permanenterit opnieuw voor. Controleer vooral kruisingen, tijdelijke wegafsluitingen en plekken waar pijlen of afzetlint nodig zijn.
Stuur de digitale route minimaal 3 dagen vooraf en druk routekaarten en de deelnemerslijst uiterlijk de avond ervoor af. Zo kun je ook deelnemers zonder telefoon helpen.
Maak één indeling voor vrijwilligers met vaste verkeerspunten, startlocatie en routecontrole. Plan per verkeerspunt minstens één verantwoordelijke en geef die een mobiele telefoon of powerbank.
Zet dranken, fruit en hapjes apart klaar voor de start en houd koelelementen in koelboxen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en controleer vooraf of er genoeg herbruikbare bekers zijn.
Leg routepijlen, routeborden, pionnen, afzetlint, fietspompen en bandenlichters per routepunt in afzonderlijke stapels. Laad werklampen en telefoons de avond ervoor op en leg verlengkabels en stekkerdozen bij de startlocatie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een permanenterit organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de startlocatie, route en deelnemersregistratie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de rit en sluit de praktische voorbereiding in de laatste 7 dagen af.
Wanneer moet ik de route van een permanenterit opnieuw voorrijden?: Rijd de route uiterlijk 7 dagen voor de permanenterit opnieuw. Controleer daarnaast op de ochtend zelf de startlocatie en de belangrijkste routepunten op verplaatste borden, wegwerkzaamheden en onveilige situaties.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een permanenterit?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer. Zet extra water klaar bij de start en houd gekoelde dranken in koelboxen met voldoende koelelementen.
Wat moet ik klaarzetten voor pech onderweg tijdens een permanenterit?: Neem per mobiel ondersteuningsteam minstens één fietspomp en bandenlichters mee. Zorg ook voor een opgeladen mobiele telefoon en powerbank, zodat deelnemers en vrijwilligers bereikbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.