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Permanentlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Permanentlauf steht und fällt mit einer klaren Strecke, verlässlichen Helfern und einer Verpflegung, die auch nach dem Start noch funktioniert. Plane zuerst Startort und Route, danach Anmeldung und Streckenposten. In der letzten Woche prüfst du Beschilderung, Fahrräder, Kühlung und Starterpakete. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem eine aktuelle Teilnehmerliste, sichtbare Wegweiser und einen festen Ablauf für Start, Rückkehr und Materialrückgabe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Startort reservieren

  • Route und Entfernungen festlegen

    2 Personen

  • Sichere Routenpunkte markieren

    2 Personen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route digital teilen

  • Route erneut abfahren

    2 Personen

  • Startort prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrspunkte erfassen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Startnummern zuweisen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Pfeile und Bänder sortieren

    2 Personen

  • Fahrradstellplatz einteilen

    2 Personen

  • Materialbestand überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke und Kühlung vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst vorbereiten

    3 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Routenpläne drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Fahrradreparaturmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Wegweiser laden

    2 Personen

  • Route festlegen

    4 Personen

  • Kontrollpunkte einrichten

    4 Personen

  • Start- und Zielbereich aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Fahrradständer aufstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Startpakete bereitlegen

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Route ein letztes Mal kontrollieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Fahrräder und Gepäck begleiten

    2 Personen

  • Startgruppen loslassen

    3 Personen

  • Kontrollposten besetzen

    6 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wegweiser zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Pannen erfassen

    2 Personen

  • Einfache Fahrradreparaturen durchführen

    2 Personen

  • Eintreffende Teilnehmer abmelden

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Kontrollposten abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Materialien abwaschen

    3 Personen

  • Startort reinigen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Fahrradreparaturmaterial überprüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Route auf liegen gebliebenen Müll kontrollieren

    3 Personen

  • Wegweiser und Bänder einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • FahrradständerAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • MegafoneAnz. 2
  • LadegeräteAnz. 8

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 80
  • WegweiserAnz. 20
  • Absperrbänder-RollenAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • FahrradmarkierungenAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReifenheberAnz. 8
  • FahrradreparatursetsAnz. 4
  • ErsatzschläucheAnz. 20
  • AußenreifenAnz. 4
  • FahrradkettenAnz. 2
  • KettenölAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 20
  • HelmlampenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • WarndreieckeAnz. 4

Dekoration

  • StartflaggenAnz. 2
  • ZielflaggenAnz. 2
  • BannerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • BesensetsAnz. 3

Registrierung

  • StartnummernAnz. 150
  • SicherheitsnadelnAnz. 400
  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 30
  • DruckpapierAnz. 500
  • RoutenpläneAnz. 150
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • Geldkassette
  • ArmbänderAnz. 150

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterienAnz. 40

Tipps

  • Lege Startort und Route mindestens 4 Wochen vorher fest. Fahre die Strecke danach ein zweites Mal ab und markiere alle Punkte, an denen Pfeile, Bänder oder Helfer nötig sind.
  • Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Lauf ab. Übertrage Ernährungswünsche, Startnummern und Kontaktdaten anschließend in eine aktuelle Teilnehmerliste.
  • Teile freiwillige Helfer spätestens 5 Tage vorher konkreten Verkehrspunkten und Aufgaben zu. Gib ihnen zusätzlich eine Telefonnummer, einen Routenplan und eine klare Einsatzzeit.
  • Sortiere Wegweiser, Pfeile und Absperrbänder am Vortag nach Streckenabschnitten. So muss am Morgen niemand 30 verschiedene Markierungen zwischen Fahrradständern, Kegeln und Materialkisten zusammensuchen.
  • Bereite Getränke, Kühlboxen, Snacks und Obst am Veranstaltungstag in getrennten Stationen vor. Stelle außerdem mindestens eine Fahrradpumpe und Reifenheber am Startort bereit, statt sie erst bei einer Panne zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Permanentlauf organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Startort und Strecke. Die Anmeldung sollte spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Lauf abgeschlossen sein, damit Helfer, Startnummern und Verpflegung planbar sind.
Wann sollte man die Strecke für einen Permanentlauf kontrollieren?
Fahre die Route nach der ersten Planung mindestens einmal vollständig ab und prüfe sie erneut 3 bis 5 Tage vor dem Start. Dabei kontrollierst du Abstände, sichere Verkehrspunkte und alle Stellen für Wegweiser oder Absperrbänder.
Wie viele Helfer braucht ein Permanentlauf?
Das hängt von der Zahl der Verkehrspunkte und der Teilnehmer ab. Plane für jeden betreuten Verkehrspunkt mindestens eine Person ein und benenne zusätzlich 1 bis 2 Ersatzhelfer für Ausfälle.
Was muss am Tag vor dem Permanentlauf vorbereitet werden?
Sortiere am Vortag alle Streckenmarkierungen, drucke Routenpläne und Teilnehmerliste aus und stelle Starterpakete zusammen. Getränke, Kühlung, Snacks, Obst und das Fahrradmaterial sollten spätestens am Abend vollständig geprüft sein.

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