Organiser une sortie permanente sans rien oublier

Une sortie permanente demande surtout une bonne préparation du parcours et une organisation précise le jour du départ. Commence par réserver le lieu de départ, définir les distances et sécuriser les points sensibles avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, centralise les réponses des participants, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel à prévoir, du premier repérage au rangement du balisage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu de départ
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
Marquer les points de l’itinéraire sécurisé
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager l’itinéraire numériquement
Reparcourir l’itinéraire
2 personnes
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Recenser les points de circulation
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les flèches et les rubans
2 personnes
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les boissons et le refroidissement
2 personnes
Préparer les en-cas et les fruits
3 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer la liste des participants
Préparer le matériel de réparation de vélos
2 personnes
Charger les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Installer les postes de contrôle
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le parking à vélos
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les kits de départ
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Vérifier une dernière fois le parcours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les vélos et les bagages
2 personnes
Faire partir les groupes de départ
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les flèches de parcours en cours de route
2 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Effectuer des réparations simples de vélos
2 personnes
Cocher les participants arrivants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vérifier le matériel de réparation de vélos
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Parcourir le parcours à la recherche de déchets laissés sur place
3 personnes
Ranger les panneaux d'orientation et les rubans
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Chargeursqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Cônesqté 20
Balisage cyclableqté 2
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Chambres à air extérieuresqté 4
Chaînes de véloqté 2
Huile pour chaîneqté 2
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes frontalesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Triangles de signalisationqté 4

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Bannièresqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3

Inscription

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 400
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Cartes d'itinéraireqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse
Braceletsqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 40

Conseils

Repère l’itinéraire au moins deux fois : une première fois pour définir les distances et les points à sécuriser, puis une seconde fois avant l’événement pour vérifier les changements et l’état du parcours.
Ne laisse pas les inscriptions au dernier moment : fixe une date de clôture permettant de mettre à jour la liste, d’attribuer les numéros de départ et d’imprimer les cartes et les listes.
Prépare le balisage par portions de parcours. Trie les flèches, panneaux et rubans à l’avance afin que chaque bénévole sache quoi installer et où récupérer le matériel après le passage des participants.
Dimensionne le départ et l’accueil ensemble : prévois les tables, chaises, tentes, parking à vélos et poubelles avant de préparer les kits de démarrage et le ravitaillement.
Vérifie la veille les équipements souvent oubliés : rallonges, multiprises, projecteurs rechargeables, téléphones et batteries externes. Ajoute aussi les pompes à vélo et démonte-pneus à un point facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand préparer une sortie permanente ?: Commence la préparation plusieurs semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, définis l’itinéraire et ouvre ensuite les inscriptions, avec une clôture au moins quelques jours avant le départ pour finaliser les numéros et les impressions.
Combien de temps avant faut-il repérer l’itinéraire ?: Fais un premier repérage avant de publier le parcours, puis reparcours l’itinéraire dans la semaine précédant la sortie. Cette seconde vérification permet de repérer les travaux, déviations ou points de circulation apparus entre-temps.
Quand imprimer les cartes et la liste des participants ?: Imprime-les après la clôture des inscriptions et la dernière mise à jour de la liste. Prévois idéalement l’impression la veille ou au plus tard le matin précédent, pour éviter les changements de dernière minute.
Quel matériel prévoir pour les incidents à vélo ?: Prévois au minimum une pompe à vélo et des démonte-pneus à un emplacement connu des bénévoles. Vérifie ce matériel avant le départ et indique son emplacement aux personnes chargées de l’accueil ou de l’assistance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.