Patiëntencongres organiseren: checklist en planning

Een patiëntencongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je stemt inhoud, sprekers, techniek, registratie, catering en toegankelijkheid op elkaar af. Begin met doelgroep en programma, leg daarna locatie en leveranciers vast en werk in de laatste weken naar een gecontroleerd draaiboek toe. Vooral presentaties, dieetwensen, toegankelijkheidsvragen en aansluitingen voor laptops en projectoren worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om het congres stap voor stap voor te bereiden en op de dag zelf zonder zoekwerk uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en doelgroep vaststellen
2 personen
Sprekers en panelleden benaderen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Catering reserveren
Technische apparatuur reserveren
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Badges sorteren
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
Sprekers herinneren
Techniek en materialen klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Presentatieruimte opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
2 personen
Registratieteam instrueren
Bezoekers registreren
4 personen
Ontvangstkoffie serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet bedienen
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondpresentaties begeleiden
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Techniek afbouwen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering afvoeren
2 personen
Ruimte opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties beschikbaar stellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Congrestafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 24
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpanelenaantal 2
Luidsprekersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Laserpointersaantal 2
Powerbanksaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Soepkommenaantal 170
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 8
Aluminium serveerbakkenaantal 20

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Achtergronddoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 18
Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 180
Notitieblokkenaantal 180
Tafelnummerkaartenaantal 18
Polsbandjesaantal 180

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische controle uiterlijk één week vooraf. Test per laptop de HDMI-kabels en adapters, controleer de projectoren en laat elke spreker de presentatie openen; neem ook een presentatieklikker en laserpointer mee.
Sluit de registratie uiterlijk 7 dagen voor het congres af voor de definitieve aanwezigheidslijst en badges. Sorteer naamkaartjes vooraf op achternaam of organisatie, zodat bezoekers niet bij de registratietafel hoeven te wachten.
Vraag dieetwensen en toegankelijkheidswensen al bij het aanmelden uit en geef de aantallen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres door aan de catering. Controleer daarna of zaalindeling, stoelen en looproutes daarop aansluiten.
Stuur sprekers 3 tot 5 dagen vooraf een korte herinnering met hun spreektijd, aanlevertijd en technische afspraken. Vraag presentaties eerder op, zodat je niet op de congresdag nog bestanden of ontbrekende dia’s hoeft te verzamelen.
Zet de zaal minimaal 2 uur voor de ontvangst klaar. Controleer registratie- en buffettafels, naamkaartjes, waterglazen, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen aan de hand van het draaiboek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een patiëntencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met doelgroep, programma, sprekers en locatie. Open het aanmeldformulier ongeveer 8 weken voor de congresdatum en maak de definitieve planning in de laatste 2 weken af.
Wanneer moet ik de catering voor een patiëntencongres bevestigen?: Bevestig het verwachte aantal deelnemers en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer de bestelling nogmaals 1 werkdag voor het congres, vooral als het aantal aanmeldingen sterk is veranderd.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van een patiëntencongres?: Reken minimaal 2 uur voor zaalindeling, registratie, presentatieruimte en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige test van microfoons, projectoren, presentaties en aansluitingen.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze uiterlijk 2 werkdagen voor het congres. Zo houd je tijd over om ontbrekende bestanden, lettertypen, video's of HDMI-adapters te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.