LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Patientenkongress organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Patientenkongress braucht mehr als ein gutes Programm: Referenten, Anmeldung, Technik, Catering und Barrierefreiheit müssen ineinandergreifen. Plane zuerst Zielgruppe, Inhalte und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Rückmeldungen, Präsentationen, Namensschilder und die genaue Raumplanung. Am Veranstaltungstag sorgen ein vorbereiteter Registrierungstisch, geprüfte Technik und klare Zuständigkeiten für einen ruhigen Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Zielgruppe festlegen

    2 Personen

  • Redner und Panelteilnehmer ansprechen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Catering reservieren

  • Technische Geräte reservieren

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen anfordern

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Badges sortieren

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Cateringbestellung bestätigen

  • Referenten erinnern

  • Technik und Material bereitstellen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentationsraum aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Referenten einweisen

    2 Personen

  • Registrierungsteam einweisen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Begrüßungskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Dinnerbuffet bedienen

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendpräsentationen betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Technik abbauen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering entsorgen

    2 Personen

  • Raum übergeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen bereitstellen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 170
  • KongresstischeAnz. 18
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • RednerpulteAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 24
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • MischpulteAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • LaserpointerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • SuppenschalenAnz. 170
  • KaffeetassenAnz. 180
  • WassergläserAnz. 220
  • WeingläserAnz. 180
  • KaffeelöffelAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServierlöffelAnz. 24

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 24
  • ServierzangenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • Aluminium-ServierblecheAnz. 20

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 4
  • HintergrundtücherAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 18
  • NamensschilderAnz. 180
  • BadgehalterAnz. 180
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammhefteAnz. 180
  • StifteAnz. 180
  • NotizblöckeAnz. 180
  • TischnummernkartenAnz. 18
  • ArmbänderAnz. 180

Beleuchtung

  • LED-StehlampenAnz. 6
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Zielgruppe zuerst fest und reserviere danach Saal, Catering und Technik. So kennst du früh die benötigte Bestuhlung, die Zahl der Mikrofone und die Pausenlängen.
  • Öffne die Anmeldung spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Frage dabei nicht nur Kontaktdaten ab, sondern auch Ernährungswünsche und Anforderungen an die Barrierefreiheit.
  • Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn an. Prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Projektor, Leinwand, Mikrofone, Mischpult sowie HDMI-Adapter.
  • Plane für den Registrierungstisch mindestens eine Anwesenheitsliste, sortierte Namensschilder und zwei zuständige Personen für die erste Stunde ein. Beschrifte die Badges alphabetisch, damit die Ausgabe pro Person höchstens 2 Minuten dauert.
  • Bestätige die Cateringbestellung 3 bis 5 Tage vorher und gleiche die Zahl der angemeldeten Personen mit den Sonderwünschen ab. Stelle Wasser, Geschirr und Servierbesteck vor Beginn bereit und kontrolliere Verlängerungskabel sowie Powerbanks.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Patientenkongress planen?
Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher mit Zielgruppe, Programm, Referenten und Veranstaltungsort. Die Anmeldung sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geöffnet werden.
Wann sollte man die Referenten an einen Patientenkongress erinnern?
Schicke die erste Anfrage mehrere Monate vorher und eine verbindliche Erinnerung 7 bis 10 Tage vor dem Kongress. Präsentationen und Sprecherinformationen sollten spätestens 7 Tage vorher vollständig vorliegen.
Wie viele Personen braucht man für die Anmeldung vor Ort?
Plane mindestens zwei Personen für den Registrierungstisch in der ersten Stunde ein. Bei mehr als 100 erwarteten Gästen ist eine dritte Person sinnvoll, damit Namensschilder und Anwesenheitsliste ohne lange Warteschlange bearbeitet werden.
Wann muss das Catering für einen Patientenkongress bestätigt werden?
Bestätige die Bestellung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung anhand der aktuellen Anmeldungen. Ernährungswünsche und besondere Anforderungen solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen und danach gesammelt weitergeben.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!