Checklist pour organiser un congrès des patients

Un congrès des patients demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et l’accueil sur place. Commence par définir le public et le déroulé, puis réserve rapidement la salle, le traiteur et le matériel technique. Les dernières vérifications concernent surtout les présentations, les besoins alimentaires et d’accessibilité, les badges et la liste de présence. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans le bon ordre, jusqu’à l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le public cible
2 personnes
Contacter les intervenants et les panélistes
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Finaliser le programme
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Trier les badges
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
Rappeler les intervenants
Installer la technique et le matériel
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Monter l’espace de présentation
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Servir le café d'accueil
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer les présentations du soir
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Démonter la technique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer la restauration restante
2 personnes
Libérer l’espace
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Mettre les présentations à disposition

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables de congrèsqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables des intervenantsqté 2
Tables de buffetqté 6
Nappesqté 24
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Tables de mixageqté 2
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Pointeurs laserqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Bol à soupeqté 170
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couvertsqté 200
Louchesqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de service en aluminiumqté 20

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Toiles de fondqté 2
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 18
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 180
Blocs-notesqté 180
Cartes de numéros de tableqté 18
Braceletsqté 180

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les présentations des intervenants au moins 7 jours avant le congrès. Tu auras ainsi le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et les éventuels adaptateurs HDMI nécessaires.
Fais un point séparé sur l’accessibilité et les régimes alimentaires dès l’inscription. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’événement, puis transmets le récapitulatif au traiteur et à l’équipe d’accueil.
Prépare les badges nominatifs et la liste de présence la veille, en les classant dans l’ordre alphabétique. Garde quelques badges vierges à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
Teste chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone sans fil et câble avant l’arrivée du public. Prévois au moins un adaptateur HDMI, une rallonge et une multiprise de secours à proximité de la régie.
Imprime le déroulé et installe la table des intervenants, l’espace de présentation et la table d’inscription avant l’ouverture des portes. Réserve au minimum 60 minutes pour l’installation et le test technique sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès des patients ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à définir le programme, réserver la salle et le traiteur, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer la salle d’un congrès ?: Prévois au moins 60 minutes pour disposer les chaises, les tables, les badges et l’espace de présentation. Ajoute 30 minutes pour tester les projecteurs, microphones, haut-parleurs, câbles et présentations.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmets un premier nombre dès la clôture ou la dernière relance des inscriptions, puis confirme la commande définitive 3 à 5 jours avant le congrès. Indique séparément les allergies, régimes spécifiques et besoins en portions adaptées.
Quand envoyer les invitations pour un congrès des patients ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Prévois une relance environ 2 semaines avant, puis un rappel pratique quelques jours avant le congrès.

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