Passieconcert organiseren: checklist en planning
Een Passieconcert vraagt om meer dan een programma en een repetitie. Je regelt de concertdatum, locatie, musici en dirigent in een vaste volgorde, en houdt daarna publiciteit, aanmeldingen en techniek bij elkaar. Deze checklist helpt je van de eerste reserveringen tot het openen van de zaal. Let vooral op muziekpartijen, vergunningen, dieetwensen en de opbouw van stoelen, lessenaars, podium en geluidsapparatuur.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Concertdatum bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Musici bevestigen
2 personen
Dirigent bevestigen
Repetitiedata vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteit publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Muziekpartijen controleren
3 personen
Programma laten drukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Routebeschrijving delen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenplek inrichten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Publieksingang openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers plaatsen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Concert aankondigen
Muziek uitvoeren
30 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe leegruimen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Instrumenten opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Betalingen controleren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 10
- Kleedkamertafelsaantal 4
- Krukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
- Podiumdelenaantal 8
- Katheder
- Dirigentenlessenaar
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Gebaksbordjesaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Serveertangenaantal 6
Apparatuur
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Versterker
- Audiokabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 10
- Muzieklessenaarsaantal 35
- Lessenaarschermenaantal 35
- Pianokruk
- Metronoom
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Menukaartstandaardsaantal 6
- Postersaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Schenkkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Afwasteilenaantal 3
Catering
- Kassa
- Pinapparaat
- Geldkist
- Donatieboxaantal 2
- Servettenhoudersaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
- Naamstickersaantal 100
- Kledinghangersaantal 180
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
- Eerstehulpset
Tips
- Leg datum, locatie, programma, musici en dirigent eerst vast. Plan daarna de repetitiedata; zo voorkom je dat belangrijke partijen of repetities pas na de uitnodigingen worden geregeld.
- Verstuur uitnodigingen en publiceer de publiciteit zodra het programma voldoende vaststaat. Houd aanmeldingen centraal bij en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het concert.
- Controleer vergunningen en verzekering vroeg in het traject, bij voorkeur voordat je definitieve reserveringen maakt. Noteer per controle wie akkoord geeft en welke voorwaarden nog openstaan.
- Maak voor de concertdag een aparte opbouwvolgorde: locatie openen, zaal ventileren, podiumdelen plaatsen, tafels en stoelen opstellen en daarna muzieklessenaars en techniek aansluiten.
- Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, versterker en audiokabels vóór de musici binnenkomen. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig met kabelmatten af en controleer ook LED-spots en lichtstatieven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Passieconcert organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf vast. Bevestig musici, dirigent en repetitiedata daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen en publiciteit nog voldoende voorbereidingstijd hebben.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Passieconcert?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert. Vraag tegelijk om aanmelding en dieetwensen, zodat je reserveringen en de hoeveelheid servies tijdig kunt afstemmen.
- Wanneer moet ik de muziekpartijen klaar hebben?
- Verzamel en controleer de muziekpartijen uiterlijk 2 tot 3 weken vóór de eerste geplande repetitie. Controleer daarna opnieuw of elke musicus de juiste partij heeft en of er geen pagina’s ontbreken.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een Passieconcert?
- Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het openen en inrichten van de locatie. Plan eerst zaal, podium, tafels en stoelen; sluit daarna microfoons, mengpaneel, luidsprekers en verlichting aan en test alles vóór aanvang.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!