Checklist pour organiser le Concert de la passion
Un concert choral se prépare en plusieurs étapes, et les oublis se concentrent souvent dans les derniers jours : partitions incomplètes, autorisations non vérifiées ou câbles manquants. Ce plan rassemble 71 tâches et 65 fournitures pour suivre l’organisation du Concert de la passion dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis coordonne les musiciens, les répétitions, les inscriptions et l’accueil. La dernière vérification concerne la salle, la technique et l’installation des pupitres.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du concert
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les musiciens
2 personnes
Confirmer le chef d’orchestre
Fixer les dates de répétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la publicité
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les parties de musique
3 personnes
Faire imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Partager l’itinéraire
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Installer les visiteurs
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Annoncer le concert
Jouer de la musique
30 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Ranger les instruments
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Vérifier les paiements
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 10
- Tables de logeqté 4
- Tabouretsqté 12
- Portantsqté 3
- Éléments de podiumqté 8
- Pupitre
- Pupitre de chef d’orchestre
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Fourchettesqté 120
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Amplificateur
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 10
- Pupitres de musiqueqté 35
- Pare-soleil de pupitreqté 35
- Tabouret de piano
- Métronome
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 3
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Nappesqté 10
- Présentoirs de menuqté 6
- Affichesqté 12
- Panneaux indicateursqté 8
- Pupitres de programmeqté 3
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Carafesqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
Catering
- Caisse
- Terminal de paiement
- Caisse
- Boîte de donsqté 2
- Porte-serviettesqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Étiquettes nominativesqté 100
- Cintresqté 180
- Courses
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
- Kit de premiers secours
Conseils
- Fixe la date et réserve le lieu avant de confirmer les musiciens : cela te laisse le temps de programmer les répétitions et de vérifier les autorisations nécessaires.
- Prévois une échéance d’impression du programme au moins 7 jours avant le concert. Vérifie alors les parties musicales et rassemble toutes les partitions dans le même ordre que le programme.
- Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis termine les réservations au moins 3 jours avant l’événement. Cela évite de découvrir trop tard une demande particulière pour les musiciens ou les bénévoles.
- Attribue les rôles des bénévoles avant la dernière répétition : accueil, inscriptions, installation, service et rangement. Partage aussi l’itinéraire avec les participants au moins 24 heures à l’avance.
- Le jour du concert, ouvre la salle assez tôt pour l’aérer et installer tables, chaises et pupitres avant les essais. Contrôle ensuite microphones, pieds, câbles, multiprises, passe-câbles et éclairage avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser le Concert de la passion ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les musiciens et le chef d’orchestre, fixer les répétitions, envoyer les invitations et vérifier l’assurance ainsi que les autorisations.
- Quand faut-il confirmer les musiciens et le chef d’orchestre ?
- Confirme-les dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence au moins 6 semaines avant le concert. Tu pourras ensuite établir le programme et planifier les répétitions avec un effectif fiable.
- Quand imprimer le programme du concert ?
- Fais imprimer le programme environ 7 jours avant le concert, après avoir vérifié les partitions, les noms et l’ordre des morceaux. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et les inscriptions sur place.
- À quelle heure faut-il installer la salle le jour du concert ?
- Prévois l’ouverture de la salle au moins 3 heures avant le début. Compte ce temps pour aérer, installer les tables et les chaises, placer les pupitres, monter la sonorisation et effectuer un essai des microphones et des haut-parleurs.
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