Passionskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin, Konzertort, Programm, Musiker und Dirigent möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst wenn diese Punkte feststehen, lohnt es sich, Einladungen und Werbung zu veröffentlichen.
• Lege die Probentermine spätestens 6 Wochen vor dem Konzert fest und sammle die Partituren frühzeitig. Prüfe jede Ausgabe auf Vollständigkeit, bevor du Programmhefte drucken lässt.
• Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche etwa 7 Tage vor dem Konzert ab. Plane bei Kaffee und Kuchen zusätzlich 10 Prozent Geschirr und Besteck ein, damit kleine Verluste oder Nachmeldungen nicht zum Engpass werden.
• Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verstärker und Audiokabel mindestens 3 Tage vorher gemeinsam mit einer verantwortlichen Person. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten nicht erst beim Aufbau bereit, sondern sortiere sie vorher nach Einsatzort.
• Teile Helfer, Wegbeschreibung und Öffnungszeit spätestens 48 Stunden vorher mit. Rechne für Lüften, Stühle, Tische, Notenpulte und Licht mindestens 90 Minuten vor Einlass ein; der Saal sollte vor dem Eintreffen der Gäste fertig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Passionskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Termin, Location, Programm, Musiker und Dirigent sollten in den ersten 2 Wochen bestätigt sein, damit Proben und Einladungen darauf aufbauen können.

Wann müssen die Proben für ein Passionskonzert feststehen?

Lege die Probentermine spätestens 6 Wochen vor dem Konzert fest. Für Partituren, Korrekturen und Nachdrucke solltest du zusätzlich mindestens 2 Wochen Puffer einplanen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Passionskonzert?

Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass für Lüften, Mobiliar, Notenpulte, Mikrofone und Licht ein. Bei zusätzlicher Bühnen- oder Tontechnik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.

Wann sollte man Anmeldungen und Ernährungswünsche abschließen?

Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Konzert. So bleiben noch mehrere Tage, um Reservierungen, Bewirtung, Geschirr und die Einteilung der freiwilligen Helfer anzupassen.

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