Partnerdag organiseren: checklist van planning tot ontvangst

Een Partnerdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en catering. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, vervoer, naamkaartjes, techniek en leveringen op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en tijdschema en werk daarna toe naar een definitieve gastenlijst. Controleer in de laatste week ook of meubilair, servies, geluidsapparatuur en gekoelde dranken geregeld zijn. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en wat op de dag zelf nog moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersvragen inventariseren
Leveranciers selecteren
2 personen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Parkeerinformatie verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma drukken
Naamkaartjes drukken
Aanmeldingen definitief maken
Dieetlijst aan cateraar sturen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Route en parkeren communiceren
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programma's neerleggen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Welkomstdranken klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Presentatie begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Avondbuffet openen
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Verloren voorwerpen verzamelen
Voorraad tellen
Materialen terugbrengen
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
Ongebruikte boodschappen opbergen
Bedankbericht aan gasten sturen
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Pennenaantal 20
Programma'saantal 70

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en maak daarna het tijdschema. Plan registratie, ontvangst, presentaties, pauzes en eventuele maaltijd met concrete begin- en eindtijden.
Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie bekend zijn en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de Partnerdag. Dan kun je aantallen, dieetwensen en vervoersvragen nog verwerken.
Stuur de definitieve aantallen en dieetlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf naar de cateraar. Controleer tegelijk of er genoeg dinerborden, dessertborden, glazen, bestek en serveerschalen zijn.
Regel naamkaartjes, programma's en parkeerinformatie niet pas op de ochtend zelf. Druk naamkaartjes en programma's zodra de aanmeldingen definitief zijn en stuur route- en parkeerinstructies minstens 3 dagen vooraf.
Test microfoons, luidsprekers en audiomixer vóór de gasten arriveren. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, koel dranken op tijd en houd bij het openen van de locatie minimaal 60 minuten over voor opbouw en controle.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Partnerdag versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de Partnerdag. Geef genodigden minimaal 2 weken om te reageren en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer moet de gastenlijst van een Partnerdag definitief zijn?: Maak de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de Partnerdag definitief. Stuur daarna de aantallen en dieetwensen door aan de cateraar en gebruik dezelfde lijst voor naamkaartjes en registratie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Partnerdag?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, de registratie, techniek en bewegwijzering. Bij meerdere presentatieruimtes of externe leveringen is 90 minuten praktischer.
Wanneer moet ik de techniek voor een Partnerdag testen?: Test microfoons, luidsprekers en de audiomixer uiterlijk 1 dag vooraf als dat kan, en nogmaals 30 minuten vóór de ontvangst. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen en de verstaanbaarheid in de hele ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.