Día de socios: checklist para organizarlo sin olvidos
Organizar un Día de socios requiere coordinar personas, proveedores y materiales en un orden concreto. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después prepara el programa, las invitaciones y el registro de asistentes. En las semanas previas tendrás que cerrar el catering, el mobiliario, las necesidades de transporte y las restricciones alimentarias. Esta checklist reúne 78 tareas y 45 materiales para que llegues al día del evento con las entregas, la sala y la recepción preparadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar solicitudes de transporte
Seleccionar proveedores
2 personas
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Recopilar información de aparcamiento
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir el programa
Imprimir tarjetas de nombre
Confirmar inscripciones
Enviar la lista de dietas al catering
Confirmar entregas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Colocar los programas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar la música
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bebidas de bienvenida
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing al equipo de catering
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Marcar asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar la presentación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Coordinar el momento de networking
2 personas
Abrir el bufé de la noche
3 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir el postre
3 personas
Servir café después de la cena
2 personas
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
Recoger objetos perdidos
Contar el inventario
Devolver los materiales
2 personas
Desechar los envases vacíos
Guardar los víveres no utilizados
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
Recoger facturas de proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de comedorcant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Portabadgescant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Programascant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Limpiacristalescant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de asistentes antes de enviar la relación definitiva al catering. Reserva un plazo de al menos 7 días para recopilar alergias, dietas especiales y cambios de última hora.
- Diseña el recorrido de llegada con tiempo: comunica la ruta y el aparcamiento al menos 3 días antes, y prepara una mesa de registro con tarjetas identificativas y el programa impreso.
- Confirma cada entrega 48 horas antes, especialmente el catering, las mesas, las sillas y el equipo de sonido. Comprueba también quién recibe los materiales y dónde se almacenan.
- Calcula el montaje por zonas: registro, mesas de comida, bebidas, comedor y espacio de intervenciones. Los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, alargadores y regletas deben probarse antes de abrir la sala.
- Refrigera las bebidas con antelación y revisa el servicio completo: platos, vasos de agua, copas de vino, cubiertos, fuentes, pinzas, cafeteras, hervidores y termos. Así evitarás descubrir faltas cuando ya hayan llegado los socios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de socios?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, proveedores, mobiliario e invitaciones. Deja la lista definitiva de asistentes y las dietas cerradas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día de socios?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento para disponer de tiempo suficiente para las inscripciones. Fija una fecha de respuesta aproximadamente 10 días antes y reserva los últimos días para contactar a quienes no hayan contestado.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering?
- Haz una primera reserva cuando conozcas la fecha y el número estimado de asistentes. Envía el número final, la lista de dietas y las necesidades de servicio al catering entre 5 y 7 días antes.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al Día de socios?
- Confirma las entregas, guarda las bebidas en frío y reúne materiales, tarjetas, programas y listas de registro. También conviene probar el sonido y comprobar que hay tomas eléctricas, alargadores y regletas suficientes antes de abrir la ubicación.
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