Organiser une journée partenaires sans rien oublier

Une journée partenaires demande surtout de coordonner les réponses, le programme et la logistique d’accueil. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les invitations, les inscriptions et les prestataires. Les dernières semaines servent à traiter les besoins alimentaires, les transports et le matériel. Cette checklist de 78 tâches et 45 fournitures t’aide à suivre chaque étape jusqu’à l’ouverture du lieu, sans laisser les badges ou les livraisons au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les questions de transport
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Collecter les informations de stationnement
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le programme
Imprimer les badges nominatifs
Finaliser les inscriptions
Envoyer la liste des régimes alimentaires au traiteur
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Déposer les programmes
Installer la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons de bienvenue
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le programme
Animer la présentation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Ouvrir le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
Rassembler les objets perdus
Compter le stock
Rapporter le matériel
2 personnes
Évacuer les emballages vides
Ranger les courses non utilisées
Envoyer un message de remerciement aux invités
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Stylosqté 20
Programmesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 6
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Prépare ensuite un planning précis avec les horaires d’accueil, des prises de parole, des repas et des temps de déplacement.
Envoie les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les régimes alimentaires avant de réserver définitivement le traiteur. Prévois une relance au moins 7 jours avant la clôture des réponses.
Traite séparément les besoins alimentaires et les questions de transport. Transmets la liste finale des régimes au traiteur et envoie l’itinéraire ainsi que les informations de stationnement avant le jour J.
Prépare les badges nominatifs et le programme après la finalisation des inscriptions. Imprime quelques exemplaires supplémentaires, car les changements de dernière minute sont fréquents.
Vérifie les livraisons, les courses et le matériel la veille. Mets les boissons au frais, rassemble les éléments de sonorisation et teste les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des partenaires.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée partenaires ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Garde ensuite au moins 7 jours pour relancer les invités qui n’ont pas répondu.
Quand clôturer les inscriptions à une journée partenaires ?: Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant la journée partenaires afin de finaliser les badges, le programme, le mobilier et le nombre de repas. Transmets les régimes alimentaires au traiteur juste après cette clôture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée partenaires ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet, la vaisselle et la sonorisation. Ouvre le lieu assez tôt pour tester les microphones et régler les livraisons avant l’arrivée des invités.
Quand communiquer l’itinéraire et le stationnement ?: Envoie ces informations 3 à 5 jours avant l’événement, puis rappelle-les dans le message final. Indique clairement l’accès au lieu, les options de stationnement et l’heure recommandée d’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.