Checklist voor een partnerconferentie organiseren

Een partnerconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet tegelijk aanmeldingen, sprekers, dieetwensen, techniek en ontvangst regelen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een duidelijke deadline voor presentaties, catering en materialen. Op de dag zelf draait alles om een ingerichte registratiebalie, geteste techniek en een zaal waarin deelnemers direct weten waar ze moeten zijn. Deze checklist bevat 59 taken en 51 spullen om stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's afdrukken
Routebeschrijving versturen
Boodschappen inkopen
2 personen
Catering en dieetmaaltijden bevestigen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
WiFi en stroom controleren
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programma's klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Avondbuffet voorbereiden
3 personen
Registratieteam instrueren

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes uitserveren
3 personen
Koffiepauze opruimen
2 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Naamkaartjes aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Restanten koelen en labelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair controleren en reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemerslijst archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
WiFi-hotspot

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 75
Besteksetsaantal 75

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Voedselbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 70
Naambadgehoudersaantal 70
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70
Programmafoldersaantal 70
Tafelbloemstukkenaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste inhoudelijke controle uiterlijk 3 werkdagen voor de conferentie. Verzamel dan alle presentaties, controleer het programma en noteer wijzigingen in dieetwensen of aanmeldingen.
Maak de registratiebalie minimaal 60 minuten voor de start gereed. Leg naamkaartjes en programma’s op alfabetische volgorde klaar, zodat deelnemers niet in een lange rij wachten.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, presentatieklikker en microfoons met de eerste presentatie. Controleer ook luidsprekers, mengpaneel, WiFi en stroom voordat de zaal opengaat.
Bestel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Bevestig de aantallen en dieetmaaltijden opnieuw 2 werkdagen vooraf, zodat de leverancier niet met verouderde gegevens werkt.
Zet de zaalindeling de dag ervoor uit en controleer of conferentietafels, stoelen, buffettafels en de podiumtafel logisch staan. Houd verlengkabels en stekkerdozen uit looproutes en reserveer ruimte bij de registratiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een partnerconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Plan de uitnodigingen daarna direct, zodat je minstens 4 weken hebt voor aanmeldingen en het verwerken van dieetwensen.
Wanneer moet ik de catering voor een partnerconferentie bestellen?: Bestel zodra de eerste inschrijvingsronde is verwerkt en je een realistische deelnemerslijst hebt. Bevestig aantallen en dieetmaaltijden opnieuw 2 werkdagen voor de conferentie.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de techniekcontrole?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor het plaatsen en testen van beamer, scherm, laptop, microfoons en geluid. Test daarnaast elke presentatie vooraf, niet pas wanneer de spreker aan de beurt is.
Wanneer maak ik naamkaartjes en programma's voor een partnerconferentie?: Maak ze nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en de sprekers en tijden vaststaan. Leg de naamkaartjes en programma's uiterlijk 30 minuten voor de start bij de registratiebalie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.