Checklist pour organiser une conférence des partenaires

Une conférence des partenaires se prépare par étapes, car les inscriptions, les intervenants, le traiteur et la technique dépendent les uns des autres. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve la salle et ouvre les inscriptions. Dans les dernières semaines, rassemble les présentations, recueille les besoins alimentaires et confirme chaque repas adapté. La veille, vérifie le matériel audiovisuel, prépare les badges et installe l’espace d’accueil pour éviter les retards le matin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier la technique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Envoyer les indications d'accès
Faire les courses
2 personnes
Confirmer le service traiteur et les repas adaptés
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier le Wi-Fi et l’électricité
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer le buffet du soir
3 personnes
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
3 personnes
Ranger la pause café
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Réapprovisionner les badges nominaux
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Refroidir et étiqueter les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver la liste des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Point d’accès Wi-Fi

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 75
Couvertsqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs alimentairesqté 12

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 70
Supports de badges nominatifsqté 70
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Brochures du programmeqté 70
Compositions florales de tableqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Autocollants flèchesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme au moins 8 semaines à l’avance : les intervenants, la salle et les invitations doivent être confirmés dans cet ordre.
Laisse le formulaire d’inscription ouvert pendant 3 à 4 semaines. Demande dès l’inscription les besoins alimentaires et les contraintes particulières.
Rassemble toutes les présentations au plus tard 5 jours avant la conférence. Teste chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place, y compris les vidéos et les polices.
Prévois une vérification technique d’au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants : projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, câbles, Wi-Fi et prises électriques doivent être testés ensemble.
Prépare les badges et les programmes la veille, en gardant une dizaine de badges vierges à l’accueil. Confirme aussi le traiteur et les repas adaptés 48 heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence des partenaires ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et ajuster le catering selon les réponses reçues.
Quand envoyer les invitations pour une conférence des partenaires ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire, le lieu et un lien d’inscription. Fixez une date limite de réponse environ 3 semaines avant la conférence.
Quand commander le traiteur pour une conférence ?: Passez la commande définitive 7 à 10 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Reconfirmez les quantités et les repas adaptés 48 heures avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle et tester la technique ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil des participants : environ 60 minutes pour les tables et les chaises, puis 60 minutes pour le projecteur, les microphones, les présentations et les connexions.

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