Partnerkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere den Saal, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Rückmeldungen mindestens zwei bis drei Wochen ein und verschicke die Wegbeschreibung spätestens fünf Tage vor der Konferenz.
• Öffne die Anmeldung mit Feldern für Ernährungswünsche und bestätige Referenten frühzeitig. Fordere Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an, damit du sie gesammelt testen kannst.
• Bestelle Catering erst nach einem Abgleich der Anmeldungen und Diätmahlzeiten. Rechne die endgültige Personenzahl etwa fünf Tage vorher zusammen und bestätige sie erneut beim Catering.
• Plane den Raum nicht nur für Tische und Stühle: Registrierungstresen, Podiumstisch, Buffetische und Präsentationsfläche brauchen eigene Plätze. Baue den Registrierungsbereich mindestens 60 Minuten vor Einlass auf.
• Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, WLAN und Strom in derselben Kombination wie während der Konferenz. Lege Namensschilder und Programme erst nach diesem Test an den Registrierungstresen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Partnerkonferenz organisieren?

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Programm und Veranstaltungsort. Einladungen und Anmeldung sollten danach möglichst sechs Wochen vor dem Termin starten, damit du Catering und Raumgröße zuverlässig planen kannst.

Wann sollte man die Einladungen für eine Partnerkonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vor der Konferenz. Schließe die Anmeldung fünf bis sieben Tage vorher, damit du Personenzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Catering rechtzeitig abgleichen kannst.

Wie viele Tage vorher muss das Catering bestätigt werden?

Bestätige die endgültige Personenzahl und Diätmahlzeiten ungefähr fünf Tage vor der Veranstaltung. Prüfe am Vortag noch einmal Lieferzeit, Buffetaufbau und die benötigten Teller, Gläser, Tassen und Bestecksets.

Wann sollte man die Technik für eine Partnerkonferenz testen?

Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Teste dabei jede Präsentation, die Mikrofone, den Ton, den Beamer, die Stromversorgung und das WLAN.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst