Checklist voor een goed georganiseerde partnerbijeenkomst

Een partnerbijeenkomst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum en een uitnodiging. Je moet tegelijk de locatie, catering, presentaties, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met programma en zaalreservering en werk daarna toe naar aanmeldingen, dieetwensen en parkeerinformatie. In de laatste week controleer je presentaties, aantallen, naamkaartjes en techniek; op de dag zelf draait alles om een duidelijke welkomstbalie en een zaal die al klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
Uitnodigingstekst opstellen
Relatiebestand controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Presentatoren bevestigen
Presentaties verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Routeborden printen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Welkomstbalie voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Welkomstmateriaal klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Briefing ontvangstteam
3 personen
Briefing cateringteam
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentatie begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
3 personen
Tafels afruimen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koffiepunt aanvullen
Dessert serveren
2 personen
Bedankwoord verzorgen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Bruikbare restanten opslaan
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 55
Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12
Servetdispensersaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Naambordjesaantal 60
Pennenaantal 30
Routebordenaantal 6
Kleefstripsaantal 2
Wegwerpvazenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zalen minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of de locatie ruimte heeft voor een registratiebalie, buffet, statafels en de geplande presentaties.
Verstuur uitnodigingen zodra het programma staat en houd aanmeldingen vanaf dat moment centraal bij. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat de cateringhoeveelheden nog aangepast kunnen worden.
Stuur programma, parkeerinformatie en praktische route minstens 3 dagen voor de bijeenkomst naar deelnemers. Print daarnaast een aanwezigheidslijst en routeborden; digitale informatie alleen is op locatie vaak niet genoeg.
Test projector, scherm, laptops, HDMI-kabels, microfoons en speakers uiterlijk 1 dag vooraf met de echte presentaties. Leg stekkerdozen, verlengkabels, oplaadkabels en een presentatieklikker klaar bij de techniek.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw. Zet tafels en stoelen uit, richt de welkomstbalie in, controleer de koeling voor catering en plaats naamkaartjes voordat de eerste partner arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een partnerbijeenkomst organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna zodra de hoofdlijnen bekend zijn, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een partnerbijeenkomst versturen?: Stuur uitnodigingen idealiter 6 weken voor de bijeenkomst. Sluit de registratie 7 dagen vooraf af, zodat je aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en catering kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een partnerbijeenkomst?: Reserveer minimaal 90 minuten op locatie voor tafels, stoelen, ontvangst, routeborden en techniek. Plan bij meerdere zalen of presentaties liever 2 uur, inclusief een volledige technische test.
Wanneer moet ik de techniek voor een partnerbijeenkomst testen?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf met de definitieve presentaties. Controleer op de dag zelf nogmaals microfoons, beeld, geluid en aansluitingen voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.