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Partnertreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Partnertreffen müssen Programm, Raum, Catering und Technik gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb früh mit Termin, Location und Einladungen und arbeite dich anschließend über Anmeldungen und Ernährungswünsche bis zum Aufbau vor. Plane außerdem Zeit für Präsentationen, Namensschilder, Wegweiser und die Anwesenheitsliste ein. Die Checkliste bündelt 75 Aufgaben und 56 benötigte Gegenstände, damit am Veranstaltungstag weder Kabel noch Gläser oder aktuelle Teilnehmerdaten fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Cateringabsprachen festhalten

    2 Personen

  • Einladungstext erstellen

  • Kontakte prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Moderatoren bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Wegweiser drucken

  • Cateringmengen bestätigen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

  • Empfangstresen vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Willkommensmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Briefing des Empfangsteams

    3 Personen

  • Briefing des Cateringteams

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Präsentation moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks präsentieren

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Netzwerkrunde betreuen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffeeausgabe auffüllen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Dankeswort vorbereiten

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Verwertbare Reste aufbewahren

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Hohe StehtischeAnz. 8
  • EsstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 55
  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadekabelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 14
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • StifteAnz. 30
  • WegweiserAnz. 6
  • KlebestreifenAnz. 2
  • WegwerfvasenAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischsetAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Moderatoren ihre Beiträge bestätigen und Präsentationen rechtzeitig eingereicht werden.
  • Prüfe Kontakte vor dem Versand der Einladungen und führe Anmeldungen laufend nach. Verschicke Parkinformationen zusammen mit dem Programm, statt sie erst am Veranstaltungstag zu erklären.
  • Bestätige Cateringmengen nach Ablauf der Anmeldefrist erneut. Berücksichtige dabei erfasste Ernährungswünsche und plane gekühlte Lagerung bis zum Aufbau ein.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptops, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Funkmikrofone und Lautsprecher mindestens einmal vor Beginn. Lege außerdem Verlängerungs- und Ladekabel dort bereit, wo die Technik aufgebaut wird.
  • Bereite Empfangstresen, Namensschilder und Anwesenheitsliste vor dem Eintreffen der Gäste vor. Stelle Wegweiser, Registrierungstisch und Kleiderständer so auf, dass niemand den Eingangsbereich suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Partnertreffen organisieren?
Starte mehrere Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Location und Einladungen. Nach dem Anmeldeschluss brauchst du zusätzlich Zeit, um Cateringmengen, Ernährungswünsche und Raumaufteilung zu bestätigen.
Was gehört auf eine Checkliste für ein Partnertreffen?
Dazu gehören 75 Planungsschritte, unter anderem Einladungen, Anmeldungen, Moderatoren, Präsentationen, Catering, Technik und Aufbau. Für die Durchführung sind außerdem 56 Gegenstände eingeplant, darunter Möbel, Geschirr, Kaffeemaschinen und Präsentationstechnik.
Wann müssen die Präsentationen für ein Partnertreffen vorliegen?
Sammle die Präsentationen vor dem Veranstaltungstag und prüfe jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop. Plane für die Kontrolle mindestens einen vollständigen Techniktest ein, damit Format- oder Kabelprobleme nicht erst beim Vortrag auffallen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Partnertreffens?
Plane den Aufbau so, dass Raumaufteilung, Tische, Empfang, Catering und Technik vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sind. Rechne zusätzlich mindestens 30 Minuten Puffer für Kabel, fehlende Materialien oder kurzfristige Änderungen ein.

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