Réunion partenaires : la checklist pour tout organiser

Une réunion partenaires se prépare par étapes, du choix de la date au dernier test technique. Commence par réserver le lieu et les salles, puis construis le fichier d’invitations et le programme. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster la restauration, les badges, les places et les besoins alimentaires. La veille, vérifie les présentations, le matériel audiovisuel, la signalétique et les quantités livrées afin que l’accueil puisse commencer sans retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Finaliser les accords de restauration
2 personnes
Rédiger le texte de l’invitation
Vérifier le fichier des contacts
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Confirmer les présentateurs
Rassembler les présentations
Envoyer le programme aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer les panneaux de direction
Confirmer les quantités de traiteur
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les présentations
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le matériel d’accueil
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Préparer les présentations
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer la présentation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner le point café
Servir le dessert
2 personnes
Prononcer les remerciements
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker les restes utilisables
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 55
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Câbles de rechargeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 30
Panneaux de directionqté 6
Bandes adhésivesqté 2
Vases jetablesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Kit de lavageqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 3 semaines pour obtenir les confirmations des présentateurs et laisser aux partenaires le temps de s’inscrire.
Traite les inscriptions au fil de l’eau plutôt qu’en une seule fois. Fais un point à J-7 sur les participants, les besoins alimentaires, le parking et les quantités à confirmer avec le traiteur.
Rassemble les présentations plusieurs jours avant la réunion et teste chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Vérifie aussi le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, le cliqueur, les microphones et les haut-parleurs.
Prépare l’accueil la veille : badges nominatifs, liste de présence, panneaux de direction et informations de parking doivent être imprimés dans une pochette distincte. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Prévois l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des partenaires. Définis l’agencement de la salle, installe les tables et les chaises, monte le comptoir d’accueil et garde le catering au frais jusqu’au moment du service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion partenaires ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour une réunion avec invitations, inscriptions, présentateurs et restauration. Ajoute une semaine si plusieurs salles ou un programme technique sont nécessaires.
Quand envoyer les invitations à une réunion partenaires ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec le programme, les informations pratiques et une date limite d’inscription. Fais ensuite une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand confirmer le nombre de repas avec le traiteur ?: Confirme les quantités 5 à 7 jours avant la réunion, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévois une petite marge pour les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la signalétique et la technique. Termine le test du projecteur et des microphones avant l’arrivée du premier participant.

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