Parochiekerstmarkt organiseren: checklist
Een parochiekerstmarkt vraagt vooral om een strakke planning tussen kraamhouders, vrijwilligers, leveranciers en de parochie. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna toe naar de marktindeling, reserveringen en communicatie. Controleer op tijd of vergunningen en verzekering nodig zijn. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad, kerstdecoratie, contant geld en een duidelijk vrijwilligersrooster. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Begroting vaststellen
2 personen
Marktindeling tekenen
2 personen
Kramen en tafels inventariseren
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
2 personen
Kraamhouders informeren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren ophalen
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
3 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Terrein controleren
3 personen
Kramen opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamlabels plaatsen
3 personen
Verkooptafels inrichten
6 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Event
Kassa's bemannen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kerstkraampjes bemannen
8 personen
Warme dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Programma aankondigen
Muziek verzorgen
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Kramen afbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Voorraad terugbrengen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
Restanten veilig opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Tafelkleedhoezenaantal 18
- Kledingrekkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 20
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 150
- Mokkenaantal 100
- Bordenaantal 150
- Soepkommenaantal 100
- Messenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkokersaantal 4
- Soepketelsaantal 3
- Soeplepelsaantal 3
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveer schalenaantal 20
- Tangenaantal 12
- Maatbekersaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Dienbladenaantal 10
- Bakken met dekselsaantal 20
- Warmhoudschalenaantal 6
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 10
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Kassaboxenaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Labelprintersaantal 2
- Kabelmattenaantal 12
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 20
- LED-kaarsenaantal 40
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 120
- Kerstslingersaantal 20
- Kerstkransenaantal 8
- Kerstfigurenaantal 12
- Menubordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Kraamnummerkaartenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 200
- Tafeldecoratiesaantal 18
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsaantal 4
- Blik en vegersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handsprayflaconsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Teken de marktindeling voordat je kramen en tafels reserveert. Houd ruimte vrij voor looproutes, wachtrijen, opslag en verlengkabels; anders moet je op de opbouwdag opnieuw schuiven.
- Vraag kraamhouders uiterlijk twee weken vooraf om hun definitieve aanbod en eventuele dieetwensen door te geven. Gebruik die informatie voor de kraamindeling, boodschappen en de communicatie naar bezoekers.
- Maak het vrijwilligersrooster in blokken van twee tot drie uur. Plan naast verkoop en catering ook mensen voor ontvangst, aanvullen, afrekenen, toezicht tijdens de markt en opruimen.
- Controleer vergunningen en verzekering minimaal vier weken voor de markt. Denk daarbij niet alleen aan de verkoopkramen, maar ook aan partytenten, elektra, voedselbereiding en het verwachte aantal bezoekers.
- Tel servies, thermoskannen, waterkokers, soepketels en koelboxen een week vooraf en nogmaals op de dag zelf. Leg contant geld, betaalinformatie en een kleine reservevoorraad apart, zodat de verkoop niet stilvalt door ontbrekende spullen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een parochiekerstmarkt organiseren?
- Start bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie, begroting en leveranciers. Vier weken voor de markt moeten kraamhouders, vrijwilligers, vergunningen en verzekering duidelijk zijn.
- Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een parochiekerstmarkt?
- Nodig kraamhouders zes tot acht weken vooraf uit en geef een vaste aanmeldtermijn van ongeveer drie weken. Bevestig de definitieve kraamindeling daarna uiterlijk twee weken voor de markt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een parochiekerstmarkt?
- Reken per gelijktijdig bemande kraam op minimaal één vrijwilliger en plan daarnaast twee mensen voor ontvangst, voorraad en problemen. Voeg voor opbouw en opruimen aparte ploegen van minstens twee personen toe.
- Wanneer doe je de boodschappen voor een parochiekerstmarkt?
- Controleer de boodschappenlijst een week vooraf en koop houdbare producten uiterlijk twee dagen van tevoren. Haal koelwaren op de dag zelf of maximaal één dag eerder op, afhankelijk van de beschikbare koelruimte.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!